Cara Mengendalikan Absensi Dengan Aplikasi Perkantoran Online

Cara Mengendalikan Absensi Dengan Aplikasi Perkantoran Online – Adanya aplikasi perkantoran yang semakin tinggi akan mempermudah perusahaan dalam melakukan pemantauan terhadap sebuah pekerjaan, tanpa terkecuali untuk bisa mengetahui aktivitas karyawan yang semakin produktif dan berkembang. Sebagai sebuah aset yang bernilai tinggi, karyawan yang bekerja untuk perusahaannya harus mampu dalam memenuhi kriteria yang dibutuhkan sebagai seorang yang berperilaku baik dan tidak akan membuat reputasi kantor menjadi buruk atau menurun.

Di lain sisi, perusahaan pun merasa kewalahan dengan jumlah karyawan yang begitu banyak karena mereka bukan Cuma satu atau dua orang saja melainkan bisa mencapai ribuan.belum lagi jika tingkatannya berbeda, sehingga untuk melakukan pengontrolan harus dilakukan pembagian lagi dalam beberapa partisi. Maka bukan tindakan yang aneh jika sebuah perusahaan bisa mengalami kewalahan dan tidak mampu mendeteksi perilaku kurang baik atau negatif dari beberapa karyawan.

Pengendalian sikap negatif atau disebut perilaku karyawan yang menyimpang ini dengan bantuan aplikasi seperti aplikasi absensi online atau yang lainnya bentuk beragam sikap negatif karyawan bisa dilihat. Dari mulai penampilannya hingga performa di saat bekerja mampu dilihat oleh aplikasi dalam dunia kantor yang berbasis online ini. sebuah sikap yang terkadang tidak disadari oleh pelakunya ialah terjadinya peningkatan ketidakhadiran atau absensi hingga sampai mencapai batas yang ditentukan.

Aplikasi yang merekam atau mencatat kehadiran ini bisa membantu sebuah perusahaan dalam melakukan pengendalian sikap karyawannya yang dilakukan mulai dari presensi maupun dalam melaksanakan pekerjaan dikantornya. Lalu harus melakukan apa saja agar membuat performa kerja karyawan tersebut naik?

Mengonsultasikannya Secara Langsung
Sebelum melakukan pemanggilan langsung terhadap karyawan tersebut, akan lebih baik jika mengumpulkan data yang terekam oleh aplikasi kantor dengan basis online. Informasi tersebut nantinya akan dipergunakan sebagai bukti otentik atas karyawannya yang lalai sehingga mereka tidak bisa berkelit atau menghindar. Namun, usahakan melakukan pendekatan dengan lembut atau dengan cara yang paling baik agar karyawan tidak merasa dipojokkan.

Untuk berkonsultasi mengenai masalah yang dihadapi secara langsung mampu membantu sebuah perusahaan dalam menemukan jalan keluarnya. Satu lagi yang pasti, seberat apapu masalah yang ditimbulkan oleh karyawan jangan sampai diketahui oleh karyawan yang lain.

Menciptakan Suasana Kerja Yang Nyaman Dan Profesional
Suasana, situasi dan juga kondisi pun turut hadir dan sangat berpengaruh besar terhadap terbukanya sikap seorang karyawan kepada perusahaannya. Maka dari itu, pemimpin perusahaan harus mampu menciptakan suasana yang nyaman yang tidak mengurangi keprofesionalan saat melakukan diskusi dengan karyawan yang mempunyai masalah. Hindari perkataan yang mampu menimbulkan bahasa persuasif dan juga nada yang tinggi agar lawan bicara bisa berbicara terus terang tanpa ada paksaan.

Membangun Budaya Disiplin Terhadap Karyawan Kantor
Kurangnya sikap disiplin yang perusahaan terapkan untuk karyawannya sehingga memperbesar memicu terjadinya bolos. Tidak ada kata terlambat untuk menerapkannya sekarang, termasuk juga dalam mengandalkan aplikasi absensi online untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan perusahaan. Tingkat keakuratan yang tinggi yang ditawarkan oleh aplikasi tersebut secara tidak langsung akan membangun sikap disiplin diantara para karyawan. Sehingga mampu memacu semangat mereka untuk bekerja secara tepat waktu.

Yang selanjutnya, tanyakan juga mengenai kebutuhan karyawan Anda. apa saja yang mereka perlukan untuk mampu meningkatkan produktivitas perusahaan? Namun, jika Anda menemukan karyawan yang terlalu bertele-tele dan kurang serius di dalamnya maka bersiaplah untuk bersikap tegas. Ingatkan jika kinerja karyawan tersebut selalu dipantau oleh HRD melalui aplikasi berbasis online ini.

Dan sebaliknya, berikan pujian atau reward kepada karyawan yang bekerja dengan rajin atau mampu menghasilkan pekerjaan yang memuaskan. Hal tersebut secara tidak langsung mampu memberikan motivasi bagi karyawan yang lain dalam bekerja lebih giat lagi.

Mampu Mengurangi Bebean Dan Tekanan Di Kantor
Atmosfer kantor yang tegang juga mampu menaikkan frekuensi karyawannya dalam membolos. Anda pun perlu melakukan pemeriksaan terlebih dahulu untuk bisa membuktikannya. Karena karyawan yang membolos karena sebuah tekanan yang terjadi di kantor tentu nantinya akan membawa kerugian atau hal negatif lainnya bagi perusahaan.

Seorang pemimpin tentu tidak menginginkan karyawannya yang mempunyai predikat baik akhirnya memutuskan untuk pergi dan bagaimana seorang pemimpin harus mencari penggantinya? Dari alasan tersebut, sebaiknya Anda mulai mengurangi pekerjaan yang sekiranya membuat karyawan menjadi terbebani. Bahkan jika memungkinkan ajaklah mereka untuk berdiskusi membicarakan lingkungan kerja yang mendukung keoptimalan produktivitas mereka. Sebagai ide yang terbaik, perlu diadakannya refreshing selama berapa bulan sekali untuk menyegarkan pikiran mereka kembali.

Jika penerapannya dilakukan secara tepat maka bukan hanya semangat kerja karyawan tersebut kembali terbakar namun juga secara sadar mereka pun tergerak untuk membantu perusahaan mencapai tujuannya.

Menyediakan Fasilitas Yang Memadai Untuk Karyawan Kantor
Fasilitas juga menjadi salah satu hal yang perlu dipertimbangkan untuk seseorang bisa bekerja di suatu perusahaan. Sayangnya tidak semua perusahaan menyadari hal tersebut dan membiarkan para stafnya bekerja tanpa mendapatkan bantuan fasilitas yang memadai. Sehingga mengakibatkan mereka memilih untuk meninggalkan perusahaan tersebut ke perusahaan yang lain.

Salah satu fasilitas yang sering dilupakan oleh perusahaan ialah fasilitas kesehatan. Entah itu fasilitas asuransi, peralatan untuk olahraga yang bisa dipergunakan di kantor. Bahkan berdasarkan beberapa survei yang dilakukan oleh lembaga menyebutkan jika kinerja karyawan akan bekerja dengan lebih produktif saat mendapatkan fasilitas kerja yang memadai dibandingkan karyawannya yang tidak mendapatkan fasilitas.

Jika Anda juga ingin memperoleh aplikasi kantor dengan basis online seperti absensi, aplikasi slip gaji dan lainnya bisa mengunjungi kantorkita.co.id.

Macam-Macam Aplikasi Kantor

Macam-Macam Aplikasi Kantor – Seiring dengan pesatnya perkembangan zaman maka seharusnya segera pekerjaan dapat terselesaikan dengan cepat dan lancar. Dalam pekerjaan mengenal istilah karier yaitu tentang keterampilan dan prestasi yang didapat saat bekerja. Tentu saja Anda tidak ingin karier Anda mandek begitu saja.

Karier harus didukung dengan ketrampilan dan prestasi. Terlebih lagi era teknologi digital seperti saat ini yang menuntut semua pekerjaan dilakukan dengan cepat dan efektif. Sudah tidak ada hal pekerjaan yang terhambat oleh hal-hal atau sesuatu lain. Untuk mendukung hal tersebut pekerjaan juga ditunjang dengan berbagai aplikasi seperti aplikasi absensi online dan lain sebagainya.
(Baca juga : Perkembangan Aplikasi di Dunia Kerja
Aplikasi yang Memudahkan Karyawan)

Kemampuan dan keterampilan merupakan hal mutlak bagi seorang pekerja atau pencari kerja. Untuk seorang yang telah memiliki pekerjaan, tentu saja menginginkan peningkatan karier. Karier merupakan pencapaian dalam pekerjaan yang dapat memberikan dan meningkatkan kepuasan. Karier muncul dari adanya prestasi, dengan prestasi yang berkembang dan meningkat maka akan ada banyak hal baru yang bisa dipelajari di tempat kerja termasuk aplikasi slip gaji.

Macam-macam aplikasi kantor
Aplikasi perkantoran merupakan perangkat lunak atau software khusus digunakan dalam pekerjaan kantor. Aplikasi kantor biasanya setidaknya terdiri dari pengolah kata dan lembar kerja. Dalam perkantoran aplikasi digunakan untuk memudahkan pekerjaan dan mengelola data, sehingga setiap karyawannya dituntut untuk wajib mampu mengoperasikan berbagai aplikasi kantor. Aplikasi kantor dapat terdiri dari program presentasi, basis data, analisis data, grafis, dan komunikasi. Berikut adalah beberapa aplikasi yang masuk dalam kategori aplikasi perkantoran antara lain:

  1. Microsoft office
    Microsoft office dikeluarkan oleh perusahaan Microsoft. Microsoft office digunakan untuk semua yang berhubungan dengan perkantoran. Software Microsoft office masih terus mengalami perbaikan dan penyempurnaan dengan fasilitas-fasilitas yang masih terus ditembah. Microsoft office terdiri dari mocrosoft word, excel, acces, power point, dan publisher. Setiap software Microsoft tersebut memiliki fungsinya masing-masing yang berbeda-beda.
    Untuk Microsoft word biasanya digunakan untuk keperluan surat, mengetik, laporan, dan lain sebagainya. Microsoft exel berguna untuk pekerjaan membuat grafik, menghitung, atau lainnya yang berhubungan dengan angka-angka. Sedangkan Microsoft access adalah software database dan Microsoft power point digunakan untuk presentasi.
  2. Open office
    Open office juga merupakan aplikasi perkantoran yang beroperasi dalam sistem linux. Namun ope office juga bisa diaplikasikan pada windows. Open office juga mempunyai fitur yang hampir dengan software Microsoft office seperti penyajian presentasi, spread sheet, pengolah kata, dan masih banyak lagi.
  3. Star office
    Star office memang tidak sepopuler Microsoft office, namun star office memiliki fungsi yang mirip dengan aplikasi perkantoran lainnya. software star office ini dikeluarkan oleh sun microsystem.
  4. Evernote
    Selain aplikasi windows diatas, dalam pekerjaan Anda juga membutuhkan aplikasi perkantoran yang mudah digunakan kapan saja dan dimana saja yaitu evernote. Aplikasi evernote sangat direkomendasikan untuk Anda yang sibuk dengan pekerjaan mobile dan perlu mencatatnya dalam smartphone. Evernote berfungsi seperti notes untuk melengkapi catatan yang memiliki banyak fitur lengkap di dalamnya seperti memberi poin, format font, merekam audio, video, foto, dan lain sebaagainya yang berhubungan dengan pekerjaan.
  5. Slack
    Slack merupakan aplikasi chatting untuk menunjang kebutuhan interaksi dan komunikasi sesam karyawan melalui mobile. Aplikasi chatting memang banyak dan hampir dimiliki oleh semua orang, namun dirasa kurang efektif untuk membicarakan urusan pekerjaan dan kantor. Untuk itu aplikasi slack hadir sebagai fitur chat perusahaan yang efektif. Dalam aplikasi slack, Anda bisa langsung membuat saluran diskusi, berbagi dokumen, bahkan dapat mengoperasikan data yang telah terintegrasi dengan dropbox, trello, google hangputs, dan lain sebagainya.
  6. Tiny scanner
    Tiny scanner adalah aplikasi yang sangat membantu untuk pekerja mobile yang tidak lepas dari urusan kantor setiap saat. Fungsi utama dari tiny scanner adalah memindai dari hard copy berupa apa saja misalnya foto, dokumen, laporan, dan lain sebagainya menjadi soft copy berupa pdf. Sehingga tiny scanner menjadi scanner otomatis dimana saja hanya melalui kamera.
  7. Trello
    Aplikasi perkantoran selanjutnya adalah trello yang merupakan aplikasi manajemen proyek bisnis. Fitur trello sangat lengkap seperti Anda bisa berbagi pekerjaan tanpa harus bertemu langsung.
  8. Skype
    Skype juga populer sebagai aplikasi perkantoran. Dengan skype Anda bisa melakukan panggilan video. Dalam pekerjaan skype digunakan untuk keperluan meeting dadakan.
  9. Mint
    Bicara soal perkantoran tentu akan bicara juga soal keuangan. Salah satu aplikasi yang dapat membantu Anda untuk mengatur dan merekam alur keuangan adalah aplikasi mint. Hanya melalui smartphone, aplikasi min sudah dapat membantu Anda dalam mengumpulkan informasi tagihan, pengeluaran, investasi, pemasukan, dan lain sebagainya secara teratur. Tampilan mint juga sangat friendly dan mudah untuk dioperasikan.

Selain harus dapat mengaplikasikan macam-macam aplikasi perkantoran tersebut, dibutuhkan juga adanya soft skill. Kemampuan dan keterampilan dalam mengoperasikan komputer juga wajib harus dimiliki. Setidaknya beberapa aplikasi kantor misalnya aplikasi absensi online atau offline, dan Microsoft Office terutama Microsoft word.

Soft skill merupakan sebuah kemampuan yang wajib dimiliki karyawan atau pencari kerja. Kemampuan soft skill yang sering kali diinginkan adalah kemampuan dalam berkomunikasi, bekerja bersama tim maupun individu, mengambil keputusan dengan cepat, berpikir kritis, dapat memecahkan masalah, membuat rencana prioritas, dan kemampuan mengoperasikan berbagai aplikasi perkantoran.

Team work atau bekerja dapat disebut sebagai kemampuan klasik, namun nyata sering diabaikan dan dilewatkan oleh banyak orang. Untuk dapat menjalin team work yang baik, Anda harus mampu berkomunikasi dengan baik dan efektif, memperhatikan hal kecil, menerima kritik dan saran dengan objektif, dan mampu memecahkan masalah secara bersama-sama.

Aplikasi Absensi Online untuk Perkantoran: Manfaat dan Efektivitasnya

Aplikasi Absensi Online untuk Perkantoran: Manfaat dan Efektivitasnya – Seiring dengan perkembangan teknologi, banyak hal di dunia ini yang mendapatkan pengaruh besar dari salah satu bentuk modernisasi tersebut. Salah satunya adalah dalam dunia kerja, di mana kemajuan teknologi lantas diterapkan untuk meningkatkan produktivitas dan keefektifan proses bisnis hingga detail-detailnya. Salah satu wujudnya adalah keberadaan berbagai aplikasi perkantoran yang sekarang sudah semakin umum digunakan.
Di luar sana, terdapat berbagai jenis aplikasi khusus yang didesain untuk kebutuhan perkantoran. Misalnya aplikasi slip gaji yang mempermudah proses administrasi penggajian karyawan agar jauh lebih cepat dan praktis dibandingkan harus mencetak dan menulis lembaran slip gaji satu demi satu. Kemudian, ada juga aplikasi absensi online yang sanggup mengatasi beragam kekurangan yang ada dalam sistem absensi karyawan secara manual.

Berbicara soal aplikasi absensi karyawan online, selain mampu memaksimalkan kinerja karyawan, aplikasi ini juga mempermudah perusahaan dalam melakukan penilaian kinerja karyawannya. Salah satunya adalah dengan menghindari kecurangan seperti karyawan yang datang terlambat, atau bahkan mangkir, tapi kelalaiannya tidak terdeteksi lantaran adanya celah untuk berbuat curang pada sistem absensi manual.

Karena itulah aplikasi absensi online memiliki berbagai manfaat yang bisa dioptimalkan oleh perusahaan untuk memaksimalkan produktivitas dan efisiensi bisnis mereka, termasuk dengan menjaga kedisiplinan karyawan. Dan berikut ini adalah beberapa manfaat utama bagi perusahaan dengan menerapkan sistem absensi karyawan online menggunakan aplikasi.

Manfaat Penggunaan Aplikasi Absensi Online

  1. Pengumpulan data yang lebih mudah.
    Idealnya, jam kehadiran karyawan perusahaan, baik itu yang datang tepat waktu atau terlambat, perlu direkapitulasi secara teratur. Apabila perusahaan hanya memiliki belasan karyawan saja, metode absensi manual barangkali masih bisa diandalkan dan pengumpulan data jam kehadiran karyawan masih tidak terlalu merepotkan.
    Akan tetapi, coba bayangkan jika perusahaan sudah tumbuh dan berkembang, dan jumlah karyawan yang dipekerjakan jauh lebih banyak, bahkan sampai ribuan! Tentu saja, pengumpulan data dengan sistem absen manual akan sangat merepotkan. Belum lagi, seperti yang sudah disinggung sekilas sebelumnya, absensi yang masih dilakukan secara manual memiliki celah besar bagi karyawan nakal untuk melakukan kecurangan, sehingga informasi tentang absensinya pun tak lagi jadi valid.
    Karena itulah penggunaan aplikasi absensi bisa mempermudah perusahaan dalam mengumpulkan data terkait kehadiran seorang karyawan. Baik itu untuk perusahaan dengan karyawan yang jumlahnya masih belasan, puluhan, sampai yang sudah mencapai ratusan atau ribuan, sama sekali tak ada masalah dalam pengumpulan data yang juga mempengaruhi penilaian performa seorang karyawan ini. Belum lagi, penggunaan aplikasi tersebut pun akan mempermudah integrasi data absensi dengan data lainnya, seperti identitas karyawan di perusahaan, yang mempermudah dalam pembuatan rekapitulasi data absensi.
  2. Penghematan biaya pengadaan.
    Sebelum mendengar aplikasi absensi online, metode absensi non-manual yang barangkali paling familiar di telinga masyarakat adalah metode dengan pemindaian sidik jari alias fingerprint. Meskipun mampu menghasilkan data valid yang sulit untuk dicurangi, sistem absensi dengan sidik jari membutuhkan perangkat atau peralatan tertentu yang wajib diadakan.
    Belum lagi, dalam urusan pemeliharaan, teknisi yang dipekerjakan di kantor pun perlu menguasai kemampuan untuk memperbaiki alat absen sidik jari tersebut. Di samping itu, pengadaan perangkat juga membutuhkan stok perangkat cadangan untuk mengganti alat yang rusak dan tak lagi bisa diperbaiki.
    Segala kerepotan tersebut bisa diatasi dengan mudah berkat penggunaan aplikasi absensi secara online. Karena sistem ini mengandalkan komputer yang terhubung ke jaringan internet, maka tak perlu ada pengadaan alat atau perangkat khusus yang pastinya bisa menghemat biaya besar-besaran.
  3. Pemantauan terhadap karyawan secara real time.
    Keunggulan lainnya dari penggunaan aplikasi absensi karyawan secara online adalah kemudahan perusahaan dalam memantau para pegawai secara real time. Hal ini dikarenakan sistem absensi yang terhubung ke jaringan internet agar selalu online. Di samping itu, sistem yang selalu online inilah yang sangat mempermudah proses pengumpulan data terkait dengan absensi karyawan. Sebab, bagian personalia atau HRD pun tak perlu lagi untuk mengunduh dan memindahkan data dari satu perangkat ke perangkat lain karena data akan selalu ter-update dan disinkronisasi secara otomatis lewat cloud selama sistem absensi selalu online.
  4. Akurasi perhitungan jam kerja karyawan.
    Karena data absensi yang selalu di-update secara otomatis selama terhubung ke jaringan internet, maka data pun lebih akurat karena real time, alias direkam begitu sebuah tindakan atau aktivitas dilakukan. Dengan demikian, data yang terkait dengan jam berapa karyawan hadir dan melakukan absensi pun akan direkam dan dicatat oleh sistem secara otomatis begitu karyawan melakukan absensi. Dan waktu yang ditunjukkan dalam jejak rekaman tersebut selalu sama jika data diakses dari perangkat yang berbeda sekalipun.
    Dengan demikian, perusahaan pun dapat mengetahui dengan lebih baik berapa jam seorang karyawan berada di kantor dan bekerja, apakah sesuai jam kerja yang telah ditentukan atau tidak – tentunya di luar izin apabila karyawan harus bertemu klien, melakukan meeting di luar kantor, dan urusan lain terkait pekerjaan yang masih mendapatkan izin dari perusahaan. Hal ini jelas sangat mempermudah perusahaan dalam menerapkan denda atas keterlambatan, atau jika perusahaan menerapkan sistem upah dengan basis jam kerja.
  5. Peningkatan kinerja karyawan.
    Manfaat terakhir yang dapat perusahaan nikmati dengan penggunaan aplikasi absensi online adalah kinerja karyawan yang meningkat. Karena angka kehadiran yang tercatat dengan baik, maka karyawan pun dapat bekerja dengan tenang dan bisa sepenuhnya fokus pada pekerjaan yang dilakukan setiap hari. Di samping itu, kemudahan dan kepraktisan sistem absensi secara online inipun membuat karyawan mampu memanfaatkan waktu dengan lebih baik demi produktivitas mereka.

Kantorkita.co.id menyediakan produk aplikasi perkantoran berbasis online yang canggih, praktis, dan terjangkau. Berbagai produk yang ditawarkan termasuk aplikasi slip gaji dan aplikasi absensi online.

Baca juga : Apa Saja Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online dan Mengapa Aplikasi Slip Gaji Berperan Penting untuk Karyawan Maupun Perusahaan?

Manfaat Penggunaan Aplikasi Pendukung Manajemen Perusahaan

Manfaat Penggunaan Aplikasi Pendukung Manajemen Perusahaan Perkembangan teknologi yang pesat saat ini telah menyentuh berbagai bidang kehidupan. Salah satunya adalah bidang usaha dengan hadirnya berbagai aplikasi yang dapat menunjang, mempermudah, dan mengakomodasi kebutuhan manajemen sebuah instansi sehingga dapat beroperasi dengan lebih baik ; efektif dan produktif. Sehingga, menjadi penting bagi staf maupun pemilik perusahaan, penting untuk mengetahui tentang aplikasi-aplikasi tersebut.

Aplikasi Absensi
Dahulu, absensi sebuah perusahaan sangat tidak efektif. Ada yang menggunakan metode tanda tangan manual, ada pula yang mengisi form daftar hadir pada PC, lebih tidak menyenangkan lagi bila harus melakukan absensi langsung kepada atasan. Namun dengan adanya aplikasi absensi online dewasa ini, semua proses absensi bisa dilakukan dengan lebih mudah, cepat, dan akurat.

Sebuah aplikasi absensi online dapat mencatat jadwal masuk dan pulang seluruh karyawan perusahaan. Ketika seorang pegawai melakukan chek-in, maka otomatis data akan terinput dan atasan atau tim manajemen yang bertugas untuk mengelola daftar hadir mengetahui bahwa karyawan yang bersangkutan masuk kerja. Hal yang sama juga berlaku ketika waktu pulang kerja tiba.

Selain itu, arsip kehadiran pegawai akan tercatat secara rinci sesuai jangka waktu yang dikehendaki oleh tim pengelola perusahaan yang bertugas. Dari catatan kehadiran tersebut, manajemen bisa mendata serta melakukan penilaian dengan lebih mudah terhadap perfoma kedisiplinan para karyawan. Sedangkan untuk pihak karyawan sendiri, adanya aplikasi ini akan meningkatkan disiplin diri serta menghindari kemungkinan lupa bila harus melakukan absen manual, padahal tingkat kehadiran biasanya berkaitan dengan nominal gaji yang diterima. (Baca juga : Ini 4 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online bagi Perusahaan Anda )

Aplikasi Pengajuan Izin dan Cuti
Biasanya, ketika karyawan ingin meminta izin berhalangan hadir atau bahkan mengajukan cuti, mereka harus melalui prosedural yang cukup rumit. Tentunya hal tersebut membuat kurang nyaman pegawai, karena sejatinya selama jangka waktu izin dan cuti berikut dengan alasannya dapat diterima, maka hal tersebut termasuk dalam hak pekerja. Kini, segala kerumitan tersebut dapat teratasi dengan menggunakan aplikasi pengajuan izin dan cuti secara online.

Melalui aplikasi ini, staf bersangkutan cukup menginput data mengenai periode izin atau cuti berikut dengan alasan yang mendasarinya. Tanpa menulis atau mengetik permohonan secara manual maupun harus berhadapan langsung dengan atasan, pemberitahuan tersebut akan langsung disampaikan pada pihak berwenang di perusahaan. Bila permintaan izin atau cuti diterima ataupun ditolak, konfirmasi pun juga cukup diberikan melalui aplikasi.

Aplikasi Penghitung Gaji
Selanjutnya, aplikasi yang bermanfaat untuk manajemen perusahaan adalah aplikasi slip gaji. Melalui aplikasi ini, baik pegawai maupun tim keuangan dapat melakukan audit bersama tentang besaran gaji yang diterima. Sehingga, transparansi dalam perusahaan otomatis terjaga. Baik staf atau karyawan umum, pihak manajemen keuangan, hingga deretan pimpinan perusahaan bebas untuk mengaksesnya. Dalam aplikasi tersebut, staf bisa melihat rincian pendapatan, termasuk gaji pokok, honor lembur, dan bonus. (Baca juga : Jenis Slip Gaji dan Keuntungan Menggunakan Slip Gaji Online )

Biasanya, bila menggunakan aplikasi, maka slip gaji akan dicetak secara elektronik supaya lebih ringkas. Namun, bila memang pegawai bersangkutan memerlukan slip gaji secara fisik, maka e-slip tersebut juga dapat dicetak. Ditambah lagi, mengingat detail dalam pencatatan gaji, probabilitas kesalahan dalam penghitungan mencapai 0%.

Satu Aplikasi Untuk Semua Keperluan Manajemen Perusahaan
Ketiga aplikasi di atas merupakan aplikasi-aplikasi yang penting dimiliki untuk memudahkan kerja sama antara pegawai dengan pihak perusahaan. Permasalahannya adalah kurang praktis rasanya bila harus mengunduh tiga aplikasi untuk tujuan penggunaan berbeda. Terlebih bagi pengguna ponsel pintar dengan RAM terbatas. Memaksakan hal tersebut justru akan menambah beban ponsel hingga mengganggu kinerjanya.

Sebagai solusi, kini sudah ada satu aplikasi yang dapat mengakomodasi semua keperluan manajerial perusahaan sebagaimana telah diuraikan di atas. Adapun aplikasi tersebut dikembangkan oleh perusahaan start up bernama Kantor Kita. Aplikasi yang dapat digunakan untuk absensi online, laporan slip gaji, serta pengajuan izin online tersebut dapat diunduh tanpa biaya dari toko aplikasi pada ponsel yang dimiliki.

Informasi lengkap bisa didapatkan dari website kantorkita.co.id yang menyajikan menu-menu terstruktur bagi calon klien mulai deskripsi produk, cara pengoperasian, hingga tarif berlangganan. Aplikasi ini terbuka untuk digunakan oleh badan usaha manapun tanpa adanya batasan mengenai skala usaha. Prosesnya pun sangat mudah dan tidak berbelit-belit.

Pihak perwakilan perusahaan cukup melakukan serta menyelesaikan proses pendaftaran. Setelah data yang diterima lengkap, maka badan usaha terkait dinyatakan telah resmi bermitra dengan Kantor Kita. Namun bila masih terdapat keraguan, calon klien dipersilakan untuk memanfaatkan layanan manajerial perusahaan tersebut tanpa dipungut biaya selama jangka waktu 30 hari.

Mengapa Harus Kantor Kita?
Tidak dapat disangkal bahwa memang kini telah banyak sekali pihak penyedia jasa aplikasi perkantoran yang serupa dengan Kantor Kita. Namun, mengapa harus memilih firma bersangkutan sebagai mitra? Jawabannya ada dalam poin-poin berikut :

  1. Kantor Kita merupakan perusahaan yang kredibel dan bertanggung jawab. Hal tersebut tersirat dari keberanian untuk memberikan trial secara gratis dalam periode waktu yang relatif panjang.
  2. Harga layanan yang ditawarkan sangat terjangkau.
  3. Fitur absensi online pada aplikasi dari Kantor Kita dilengkapi dengan sistem pelacak GPS di mana posisi dari pegawai akan terpantau setiap saat sehingga mustahil bagi pihak terkait untuk meninggalkan pos kala bertugas atau melakukan kebohongan saat memberikan alasan pengajuan izin atau cuti.
  4. Pengguna tidak wajib mengunduh aplikasi untuk dapat memanfaatkan layanan dari Kantor Kita, sebab perusahaan memberikan opsi akses website yang dapat dibuka melalui PC atau perangkat lain.
  5. Aplikasi ringan dengan fitur yang lengkap dan mudah dioperasikan. Melalui opsi layanan yang disertakan, pihak manajemen dapat memantau secara langsung prosentase kehadiran pegawai hingga menentukan besaran gaji yang akan diberikan pada periode tersebut tanpa harus beralih aplikasi.

5 Cara Mengendalikan Absensi Tinggi Karyawan Lewat Aplikasi Perkantoran Online

5 Cara Mengendalikan Absensi Tinggi Karyawan Lewat Aplikasi Perkantoran Online – Keberadaan aplikasi perkantoran semakin memudahkan perusahaan untuk memantau pekerjaan, tak terkecuali untuk mengetahui perkembangan yang dilakukan karyawan. Sebagai salah satu aset berharga, karyawan yang dipekerjakan perusahaan tentunya harus mempunyai kemampuan yang memenuhi kriteria yang dibutuhkan dengan perilaku yang tak akan mengurangi reputasi kantor.
Di sisi lain, perusahaan tak jarang kewalahan mengingat jumlah karyawan yang mereka punya bukan satu atau dua orang, melainkan puluhan hingga ratusan. Belum lagi levelnya yang berbeda, sehingga pengontrolan dibagi lagi menjadi beberapa bagian. Maka bukan hal aneh bila mereka kewalahan dan tak bisa mendeteksi sikap negatif dari sejumlah staf.

Mengendalikan sikap negatif karyawan dengan bantuan aplikasi
Bentuk sikap atau perilaku negatif karyawan sangat beragam. Dari yang terlihat dari gestur tubuhnya hingga performa mereka dalam bekerja. Satu sikap yang acap kali tidak disadari adalah meningkatnya catatan absensi atau ketidakhadiran, bahkan sampai melebihi batas yang ditentukan perusahaan.
Aplikasi pencatat absensi dalam hal ini dapat membantu Anda dan perusahaan mengendalikan sikap karyawan yang mulai menghindari presensi maupun jobdesc-nya di kantor. Lalu, apa saja langkah yang dapat diambil agar performa karyawan bisa membaik?

  1. Konsultasikan secara langsung
    Sebelum memanggil karyawan yang bersangkutan, sebaiknya kumpulkan dahulu data yang tercatat pada aplikasi absensi berbasis online. Informasi tersebut nantinya dapat Anda gunakan sebagai bukti kelalaian karyawan, sehingga mereka tidak dapat berkelit atau menghindar. Namun, pastikan Anda mendekatinya selembut atau sebaik mungkin agar karyawan tak merasa terpojok.
    Mengonsultasikan masalah yang dihadapi secara langsung membantu perusahaan menganalisis kendala yang dihadapi karyawan sekaligus menemukan solusi yang dapat membantunya. Satu hal yang pasti, seberat apa pun masalah yang karyawan hadapi, jangan bicarakan di hadapan karyawan lain. Jangan sampai ada yang menjadikannya sebagai bahan perundungan. (Baca juga : Inilah Cara Sukses Meningkatkan Produktivitas Kerja Karyawan )
  2. Ciptakan suasana nyaman sekaligus profesional
    Situasi dan kondisi sangat mempengaruhi keterbukaan karyawan terhadap perusahaan. Maka dari itu, Anda harus menciptakan suasana nyaman tanpa mengurangi profesionalitas saat hendak berdiskusi dengan karyawan yang bermasalah. Hindari ucapan dengan nada tinggi menggunakan bahasa persuasif supaya lawan bicara berterus terang tanpa merasa dipaksa.
    Sampaikan kepada karyawan tersebut bahwa daftar absensinya menjadi fokus perusahaan. Tunjukkan kekhawatiran, tetapi ingatkan juga kalau mereka harus mampu bersikap profesional. Sebisa mungkin selesaikan masalah personal di luar kantor agar tak mengganggu jobdesc-nya.
  3. Bangun budaya disiplin terhadap karyawan
    Salah satu pemicu yang membuat karyawan ‘rajin’ bolos adalah kurangnya kedisiplinan yang perusahaan terapkan. Belum terlambat untuk menerapkannya, termasuk dengan mengandalkan aplikasi berbasis online untuk merekam kehadiran para karyawan. Tingkat akurasi tinggi yang ditawarkan dari platform ini secara tak langsung bisa memacu semangat mereka untuk bekerja tepat waktu.
    Kemudian, tanyakan juga kebutuhan mereka sebagai karyawan. Apa saja yang mereka perlukan untuk meningkatkan kinerja di perusahaan? Namun, kalau Anda menemukan karyawan yang bertele-tele atau kurang serius, bersikaplah setegas mungkin. Ingatkan mereka kalau perusahaan selalu memantau lewat HRD dan aplikasi absensi untuk mencatat kehadiran.
    Sementara itu, berikan pujian atau reward bagi karyawan yang rajin atau kinerjanya memuaskan. Hal ini secara tak langsung akan memotivasi karyawan lain untuk bekerja lebih giat. (Baca juga : Kiat Meningkatkan Kedisiplinan Karyawan Perusahaan yang Terbukti Berhasil )
  4. Mengurangi tekanan dan beban di kantor
    Naiknya frekuensi karyawan yang absen mungkin saja dipengaruhi atmosfer kantor yang terlalu tegang. Anda perlu memeriksa dulu untuk memastikannya dan kalau terbukti, segera ambil tindakan lanjut. Karyawan yang tidak masuk kerja karena tertekan atau stres jelas bukan tanda bagus dan berpotensi membawa kerugian bagi perusahaan di kemudian hari.
    Anda tentu tidak mau karyawan-karyawan terbaik minggat dan kesulitan mencari penggantinya, bukan? Oleh karena itu, kurangilah pekerjaan atau peraturan yang sekiranya dianggap membebani karyawan. Jika memungkinkan, ajak mereka mendiskusikan lingkungan kerja yang memadai. Malah kalau bisa, jadwalkan agenda refreshing setiap beberapa bulan sekali untuk melepas penat sejenak dari tekanan pekerjaan di perusahaan.
    Jika diterapkan dengan tepat, karyawan bukan hanya kembali semangat kerja, tetapi juga tergerak untuk membantu perusahaan mencapai tujuan. Namun, Anda jangan lengah memeriksa performa mereka, salah satunya melalui aplikasi absensi berbasis online.
  5. Menyediakan fasilitas-fasilitas memadai
    Fasilitas menjadi salah satu hal yang paling dipertimbangkan seseorang saat akan bekerja di satu tempat. Sayangnya, tidak semua perusahaan menyadari hal tersebut dan membiarkan para karyawan bekerja tanpa bantuan fasilitas yang menunjang. Akibatnya? Mereka memilih untuk pergi ke tempat lain yang menawarkan fasilitas lebih baik.
    Salah satu fasilitas yang sering luput dari perhatian perusahaan adalah fasilitas kesehatan. Entah itu asuransi, program, atau peralatan olahraga yang bisa digunakan di kantor. Survei yang dilakukan Aon Hewitt pada 2013 terhadap 800 karyawan dari berbagai perusahaan menyebutkan para karyawan yang mendapatkan fasilitas kesehatan terbaik akan lebih produktif bekerja dibandingkan yang tidak menerima fasilitas serupa.

Jadi, tak ada salahnya untuk menyediakan fasilitas kesehatan yang bisa menyemangati mereka sekaligus menjaga kondisi kesehatan. Dengan demikian, Anda tidak akan menerima catatan absensi yang terlalu banyak.

Nah, dalam hal ini Kantorkita.co.id bisa Anda andalkan sebagai aplikasi absensi untuk mengetahui presensi karyawan dengan akurasi tinggi. Perusahaan bisa memeriksanya melalui komputer maupun platform yang terinstal di ponsel pintar. Uniknya lagi, Kantorkita.co.id juga menghadirkan fitur-fitur menarik lain seperti aplikasi slip gaji yang akan memudahkan transaksi gaji sekaligus bukti transparansi perusahaan terhadap para karyawan di kantor.

Absensi dengan Aplikasi Mobile KantorKita

Absensi dengan Aplikasi Mobile Kantor Kita – Aplikasi Kantor Kita merupakan aplikasi mobile yang bertujuan untuk memudahkan pekerjaan administrasi perkantoran dan HR. Banyak sekali kendala yang diperoleh perusahaan terkait absensi, dimana ketepatan waktu kedatangan dan kepulangan menjadi acuan untuk memberikan upah dan imbalan yang sesuai sehingga pencatatan harus detil dan tepat. Berbagai jenis alat dan metode untuk melakukan absensi sudah banyak beredar, namun inovasi kali ini adalah mobile application untuk absen yang bertujuan meringkas waktu absen dengan absen mandiri.

Absen berbasis perangkat seperti alat sidik jari, biometrik, magnetic card, dan alat-alat lainnya memiliki kelemahan pada alat tersebut (Baca juga: Macam-Macam Sistem Absensi Bagi Perusahaan). Dimana alat tersebut terpasang terbatas dan karyawan harus melakukan antrian untuk absensi. Adapula kemungkinan gagal dalam proses deteksi sehingga memakan waktu lebih lama. Untuk menghindari hal tersebut, aplikasi absensi mobile ini memberikan solusi sehingga setiap pegawai bisa melakukan absen secara mandiri melalui aplikasi absen mobile Kantor Kita, tidak perlu antri dan tidak perlu ribet.

Anda bisa menggunakan aplikasi ini secara gratis selama 30 hari. Mula-mula, perusahaan dan karyawan sama-sama terdaftar dalam sistem di aplikasi absen online Kantor Kita. Bagi perushanaan/pemilik usaha, anda diwajibkan mendaftarkan usha anda melalui website www.kantorkita.co.id dan melakukan invite karyawan di perusahaan anda. Karyawan yang ter-invite akan mendapatkan email konfirmasi dan mendapatkan tautan menuju halaman pendaftaran akun. Setelah proses pendaftaran selesai, akun karyawan tersebut bisa dibuka melalui aplikasi absensi online Kantor Kita.

Bagi karyawan belum ter-invite, anda bisa mendaftarkan diri langsung melalui aplikasi mobile dengan mengunduh aplikasi absensi Kantor Kita di Play Store atau App Store (coming soon) dan ikuti langkahnya. Jangan lupa mengisikan nama tempat usaha/perusahaan dimana anda bekerja. Ketika registrasi berhasil, anda sudah bisa menggunakan aplikasi tersebut. Namun untuk user karyawan yang mendaftar mandiri membutuhkan approval dari perusahaan/tempat usaha terlebih dahulu. Selama belum mendapatkan approval, absen tetap terekap namun belum bisa dilihat riwayatnya hingga perusahaan selesai melakukan approval.

Hal yang perlu diingat, cara untuk melakukan absensi adalah melalui aplikasi yang terinstal di handphone itu sendiri. Ketika login berhasil, tampilan akan seperti gambar disamping ini.

Klik absen masuk untuk mendeteksi kedatangan dan absen keluar untuk mendeteksi selesainya jam kerja. Adapun fitur untuk deteksi istirahat dan selesai istirahat serta fitur lembur. Aplikasi akan mencatat waktu sesuai dengan saat user melakukan klik. Disamping itu adanya fitur yang membutuhkan pengaktifan GPS saat menggunakan aplikasi ini untuk mengetahui posisi saat melakukan absensi.

Sampai saat ini masih banyak yang melakukan kesalahan dengan melakukan absen melalui website (live chat) . Perlu digaris bawahi jika absen online dan deteksi kehadiran lainnya hanya bisa dilakukan via aplikasi di handphone dengan akun terdaftar.

Pihak perusahaan yang berperan sebagai admin akan mendapatkan rekapitulasi data karyawan yang dapat dilihat melalui website. Adapun fitur tambahan lainnya yang diberikan oleh aplikasi absensi digital Kantor Kita ini antara lain :

Dengan adanya fitur-fitur tersebut, diharapkan dapat meringankan beban pekerjaan HRD di perusahaan.

Macam-Macam Sistem Absensi Bagi Perusahaan

Macam-Macam Sistem Absensi Bagi Perusahaan – Absensi karyawan menjadi rutinitas harian yang terjadi dalam sebuah perusahaan. Absensi ini berguna untuk memberikan data kehadiran dan ketidak hadiran karyawan yang menjadi pertimbangan perusahaan baik untuk menilai kinerja maupun kebutuhan lainnya. Banyak sistem absensi yang bisa digunakan oleh perusahaan untuk mendapatkan data absensi karyawan, mulai dari cara kuno dengan ditulis tangan hingga yang paling modern melalui aplikasi absensi online.

Cara konvensional

1.Cara Konvensional
Cara konvensional adalah cara terkuno dan termudah untuk mendapatkan data absensi karyawan. Cara ini membutuhkan satu atau lebih tenaga yang memang ditugaskan untuk memasukkan data kehadiran karyawan. Namun cara ini akan menjadi tidak efektif pada perusahaan yang memiliki banyak sekali jumlah karyawan. Waktu yang dibutuhkan mendapatkan dan memasukkan data kehadiran ini membutuhkan waktu yang cukup lama dan tidak maksimal sehingga cukup memakan waktu kerja. Data yang ditulis dan dihitung secara manual juga memungkinkan terjadinya kesalahan atau human error dari pekerja.

2. Magnetic Card
Magnetic card merupakan sebuah sistem absensi dimana setiap karyawan akan dibekali kartu yang berisikan cip yang bisa dibaca oleh alat khusus yang terhubung dengan sistem komputer. Teknologi ini memberikan data kehadiran karyawan setiap harinya dengan cara yang cukup sederhana. Magnetic Card yang dipegang oleh karyawan tinggal ditempelkan pada alat pembaca yang otomatis memasukkan data karyawan pada sistem absensi. Sayangnya biaya pengadaan peralatan serta perawatan sistemnya membutuhkan angka yang tidak sedikit. Sistem ini juga tidak bisa digunakan jika terjadi gangguan sistem maupun kelistrikan.

3. Finger Print
Mirip seperti magnektic card, namun memanfaatkan sidik jadi karyawan sebagai identitas yang bisa dibaca oleh alat absensi. Pengadaan alat ini juga tidak murah, selain itu perusahaan juga harus menyediakan waktu khusus untuk memasukkan data sidik jari masing-masing karyawan ke dalam sistem. Alat ini juga rawan kerusakan dan tidak optimal dalam pembacaan sidik jari. Pada beberapa kasus, alat ini tidak terkoneksi dengan internet sehingga pengambilan datanya pun manual menggunakan perangkat lunak dan kabel. Adapun kendala lainnya adalah tidak secara otomatis menghapus database, sehingga untuk perusahaan dengan banyak pegawai atau memiliki shift yang banyak akan mudah mengalami disk penuh. Format secara manual juga memiliki resiko merusak perangkat. Alat sidik jari ini juga tidak bisa digunakan saat terjadi pemadaman listrik.

4. Web Sistem
Web sistem menjadi dasar pendataan digital bagi absensi karyawan. Mirip seperti cara konvensional, namun karyawan bisa mengisi data kehadirannya melalui domain web yang disediakan perusahaan. Meskipun mudah dan cepat, cara ini cukup rawan akan pembajakan sistem dan penyalahgunaan.

5. Biometrik
Biometrik sistem merupakan cara pembacaan identitas karyawan melalui sidik jari dan retina mata. Keuntungannya adalah meminimalkan kekurangan dari alat pembaca sidik jari. Seperti sistem sidik jari di atas, cara ini tentu akan memakan biaya yang sangat mahal. Selain itu pengadaan alat ini juga membutuhkan daya listrik dalam pengoperasiannya.

6. Aplikasi Mobile
Solusi alternatif terkini yang lebih mudah dan murah adalah dengan aplikasi absensi online. Setiap karyawan perusahaan saat ini tentu memiliki smartphone, perusahaan bisa memanfaatkan aplikasi untuk memudahkan sistem absensi. Karyawan cukup melakukan absensi secara online melalui smartphonenya. Data ini juga terhubung dengan sistem GPS agar data lokasi dimana karyawan melakukan absensi juga dapat dilacak. Dengan demikian, karyawan tidak bisa melakukan absensi di sebarang lokasi, bahkan bila terlambat sekalipun. Cara ini sangat mudah dan jauh lebih murah dibanding bila harus menyediakan alat-alat lain. Aplikasi perkantoran semacam ini dapat menjadi solusi yang menguntungkan bagi perusahaan. Tidak hanya sebagai absensi, namun juga dapat berguna dalam sistem penggajian karyawan, perizinan, cuti, hingga mendata kebutuhan dan hasil dari perjalanan dinas karyawan. Baca Absensi dengan Aplikasi Mobile Kantor Kita untuk mendapatkan informasi cara penggunaan aplikasi Kantor Kita.

Mudahnya Pengelolaan Data HR Dengan Aplikasi Perkantoran

Mudahnya Pengelolaan Data HR Dengan Aplikasi Perkantoran Salah satu tugas seorang staff HR ialah untuk melakukan pengelolaan data karyawan yang meliputi absensi, cuti dan juga penggajian. Semakin banyaknya jumlah karyawan maka akan membuat semakin banyak pula pekerjaan yang harus dilakukan oleh staf HR. Terutama saat menjelang akhir bulan, staff HR akan sangat sibuk sekali untuk mengelola data karyawan selama satu bulan penuh. Resiko terjadinya human error dalam pengelolaan data pun tidak dapat dihindarkan lagi. Untuk mengantisipasi terjadinya hal ini, peran aplikasi perkantoran akan sangat membantu.

Rumitnya pengelolaan data karyawan
Staff HR tentu sudah mengetahui betapa rumitnya melakukan pengelolaan data karyawan. Sekilas pekerjaan ini memang terlihat mudah, namun sebenarnya tidak semudah yang dibayangkan. Pengelolaan data karyawan harus dilakukan secara teliti dan detail, sedikit kesalahan akan membuat tidak terpenuhinya hak dan kewajiban antara karyawan dan perusahaan. Seperti misalnya saat melakukan rekapitulasi presensi bulanan karyawan. Setiap bulannya data kehadiran, izin dan cuti karyawan ini harus direkap sebagai data acuan untuk menilai besaran insentif dan kinerja karyawan.

Sebagian perusahaan menggunakan sensor finger print maupun id card sebagai alat untuk merekam absensi karyawan. Jika menggunakan alat tersebut, rekapitulasi absensi mungkin akan sedikit lebih mudah. Staff HR hanya perlu mengunduh data yang sudah direkam oleh sensor finger print maupun id card dan menyajikannya dalam bentuk laporan bulanan. Akan tetapi hal ini tidak terjadi dengan perusahaan yang masih menggunakan cara absensi manual (sistem tanda tangan). Tidak bisa melakukan pengunduhan data secara instan, staff HR harus melakukan input data absensi harian secara persatu. Sedikit saja terjadi kesalahan maka hal tersebut dapat berdampak pada pemotongan tunjangan disiplin maupun insentif lainnya. Hal yang terlihat mudah dan simpel seperti rekapitulasi absen pun dapat memberikan dampak yang cukup serius, lalu bagaimana dengan pengelolaan data lainnya yang jauh lebih rumit?

Beberapa orang terkadang menganggap kerja staff HR tidak terlalu penting karena tidak berhubungan langsung dengan operasional perusahaan dan pemenuhan omset. HRD merupakan salah satu divisi pada perusahaan yang bertugas untuk melakukan pengelolaan sumber daya manusia. Tugas-tugas HRD meliputi perencanaan SDM, rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, performance management, hubungan industrial serta kompensasi dan benefit. Meski dampaknya tidak dapat dilihat secara langsung, peran kerja HRD dalam sebuah perusahaan sangatlah penting. SDM merupakan salah satu aset terpenting yang dimiliki perusahaan. Tanpa dukungan dari SDM yang mumpuni, sistem kerja dan fasilitas mewah yang dimiliki perusahaan tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal. Oleh karena itu, dibutuhkan divisi khusus untuk mengelola sumber daya manusia yang menjadi aset terpenting perusahaan.

Transparansi absensi dibutuhkan untuk memberikan rasa adil pada karyawan

Salah satu tugas penting divisi HRD adalah melakukan rekapitulasi performance management dan kompensasi. Pada beberapa kasus tidak sedikit karyawan yang komplain pada tanggal gajian karena penerimaan gaji yang diterimanya tidak sesuai. Karyawan tersebut izin sakit dan tanpa keterangan sebanyak 1 kali dalam sebulan. Akan tetapi karena adanya human error maupun kemungkinan lainnya, data tersebut berubah menjadi 2 kali sakit dan 1 kali tanpa keterangan. Hal ini tentu akan berdampak pada potongan kehadiran yang dibebankan pada karyawan. Kredibilitas staf HR pun menjadi dipertanyakan. Padahal kesalahan dalam rekapitulasi dapat disebabkan karena majunya tanggal gajian yang membuat waktu rekapitulasi menjadi lebih sedikit atau karena penambahan karyawan baru dalam jumlah yang cukup banyak. Dibutuhkan ketelitian dan ketepatan hasil yang tinggi untuk melakukan rekapitulasi ini.

Mempermudah pekerjaan HR dengan memberikan banyak fitur bermanfaat

Peran Aplikasi Perkantoran
Untuk lebih mempermudah pekerjaan staff HR dalam melakukan rekapitulasi data dan menghasilkan ketepatan hasil yang akurat, saat ini banyak dikembangkan aplikasi perkantoran. Secara spesifik, aplikasi ini dapat disebut sebagai aplikasi absensi online, cuti online maupun slip gaji online. Beberapa fitur yang tersedia dalam aplikasi diantaranya adalah absensi, lembur, perjalanan dinas, pengajuan cuti, pengajuan ijin dan slip gaji. Fungsi utama aplikasi perkantoran ini adalah untuk melakukan rekapitulasi dan monitoring secara online. Tidak perlu melakukan rekapitulasi secara manual, dengan adanya aplikasi ini rekapitulasi dilakukan secara otomatis. Produktivitas karyawan pun dapat dimonitoring dengan mudah menggunakan fitur absensi. Record ijin dan cuti karyawan dapat disajikan secara lengkap dan detail. Perhitungan over time / lembur karyawan juga dapat dilakukan secara akurat dengan menggunakan fitur dari aplikasi HR ini. (Baca juga: Absensi Online)

Aplikasi dapat diakses melalui mobile android maupun ios secara gratis. Cukup download melalui google playstore maupun app store, Anda sudah dapat menggunakannya. Aplikasi juga dilengkapi dengan dashboard website yang memudahkan monitoring kapanpun dan dimanapun. Daftarkan perusahaan secara gratis dan masukkan staff dalam jumlah yang tidak terbatas. Perusahaan yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan pun dapat menggunakan aplikasi dengan mudah. Selama 30 hari penggunaan perusahaan dan karyawan akan dikenakan gratis biaya. Setelahnya akan dikenakan biaya Rp. 7500/orang untuk setiap bulannya, cukup terjangkau bukan? Tanpa minimum jumlah karyawan perusahaan dan karyawan dikenakan tarif penggunaan aplikasi yang sangat terjangkau.

Hal ini juga berkaitan dengan efisiensi kerja staff HR. Perusahaan tidak perlu lagi merekrut banyak staff HR untuk melakukan rekapitulasi data karyawan. Pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan mudah menggunakan aplikasi slip gaji dan absensi online. Kinerja staf HR pun dapat jauh lebih efisien dan efektif. Jika tertarik dengan aplikasi perkantoran ini, Anda dapat coba untuk menggunakan aplikasi KantorKita dari kantorkita.co.id yang menyajikan manajemen perijinan, absensi mobile dan slip gaji hanya dalam 1 aplikasi (Baca: Pengelolaan Mudah Dan Cepat Menggunakan Aplikasi Absensi Online).

Tips Memudahkan Pekerjaan Dengan Software Canggih Dan Murah

Tips Memudahkan Pekerjaan Dengan Software Canggih Dan Murah – Banyak kemudahan yang ditawarkan hanya dengan satu jari, dalam genggaman anda. Anda dengan mudah mengoperasikan management absensi, pembagian shift karyawan. Hal ini dengan mudah dikelola dan dengan baik terintegrasi. Perhitungan payroll pegawai dapat dengan mudah pula terhitung karena data absen karyawan yang terkirim dengan secara otomatis. Bahkan pola pembagian shift yang terkadang merepotkan dikarenakan jumlah karyawan yang banyak serta shift yang multi waktu, namun akan dengan mudah dapat diatur sesuai peraturan yang berlaku di perusahaan.
Sebagai karyawan anda akan sangat mudah melakukan absensi android. Semua itu terhubung secara otomatis ke bagian personalia. Yang akan terakumulasi secara otomatis pula. Bahkan tiada lembur yang terlewatkan dan tiada lagi repot mengisi blanko izin atau cuti. Karena semua sudah tersistem dan terhubung langsung. Baca : Absensi Online
Beberapa kemudahan yang akan anda peroleh dengan software absensi ini. Yang membuat anda baik sebagai karyawan yang menangani absensi maupun karyawan biasa :

Memudahkan dalam absen
Absen begitu mudah dengan aplikasi mobile. Hal ini dapat terjadi karena perangkat yang dihubungkan dengan teknologi GPS atau Global Positioning System. Absensi adalah hal penting karena sumber daya manusia dimulai dengan kedisiplinan yang menjadi aset penting bagi perusahaan. Namun disatu sisi management perusahaan terkadang tidaklah mudah dilakukan. Tak jarang seorang admin Human Resource bahkan manager Human resource sekalipun disibukkan dengan menghabiskan banyak waktu dalam menangani administrasi personalia karyawannya.padahal hal seperti ini begitu mudah dengan aplikasi absensi ini.
Namun hal fatal akan terjadi jika kesalahan dalam menghitung absensi karyawan terjadi, diantaranya adalah :

  • Perlakuan yang berbeda terhadap karyawan
  • Menurunnya kredibilitas perusahaan
  • Hitung Payroll karyawan
  • Mengirim slip gaji karyawan
  • Catatan riwayat akan slip gaji
  • Keamanan akun yang terjamin

Perlakuan yang berbeda terhadap karyawan
Saat HR membuat kesalahan dalam menghitung absensi, maka kompensasi yang akan diterima karyawan tersebut juga akan berpengaruh. Jika ada karyawan yang sudah memenuhi jatah lembur nya secara maksimal, namun karena salah hitung, maka terkesan HR membeda-bedakan dalam memperlakukan seorang karyawan.

Menurunnya kredibilitas perusahaan
Saat perusahaan memiliki cabang hingga 5 atau lebih. Maka perusahaan harus menganggarkan dana yang besar untuk membeli mesin fingerprint sejumlah cabang perusahaan. Sebagian perusahaan malah akan memberlakukan absen manual. Hal ini membuka peluang jika ada karyawan yang menyepelekan pekerjaan akan tidak terlihat. Namun bagi yang bertanggung jawab dalam pekerjaannya justru akan mendapat apresiasi dari perusahaan tidak sesuai dengan kinerja yang sudah dia lakukan.

Penghitungan lembur yang proporsional
Dengan aplikasi absensi ini, maka prestasi kerja karyawan dengan sangat mudah terdeteksi. Perusahaan dapat menghitung dengan tepat siapa saja karyawan yang sudah mencapai batas maksimal lembur ataupun yang belum memenuhi target dalam pekerjaannya. Sebagian perusahaan bahkan mengadakan pemilihan karyawan, kepala bidang maupun manager cabang atau pusat yang terbaik setiap bulannya. Yang diumumkan di web intern perusahaan.
Hal ini sangat berpengaruh dalam memotivasi karyawan. Serta karyawan yang bersangkutan juga akan merasa dihargai. Dengan sistem seperti ini maka setiap karyawan akan berpacu dalam meningkatkan sumber daya mereka. Terlebih award yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan terbaik adalah award yang menggiurkan. Baik bonus uang ataupun trip wisata.
Pencatatan perjalanan dinas
Sistem ini mencatat perjalanan dinas dengan akurat. Juga mencatat kunjungan client atau kunjungan hal karyawan terhadap suatu prospek. Hal ini sangatlah penting dalam mengukur keberhasilan perusahaan serta dalam pencapaian target perusahaan. Perusahaan sendiri akan dengan mudah mendata client yang belum maksimal dikunjungi yang berimbas pada evaluasi prestasi perusahaan yang biasanya dilakukan secara berkala.
Permohonan cuti karyawan
Sebagai karyawan terkadang anda ragu dalam mengambil cuti. Atau bahkan anda lupa sisa berapa hari lagi cuti tahunan anda. Cuti adalah layaknya charge bagi segala rutinitas anda yang setiap hari dijalani. Kepenatan yang sudah sangat menjemukan. Hal ini pasti akan berdampak pada kinerja dan semangat anda.
Bagi perusahaan pun hal ini akan menguntungkan, jika mendapatkan karyawan yang fresh dan semangat tinggi. Untuk itulah perusahaan senantiasa memberikan cuti tahunan kepada seluruh karyawan sesuai peraturan yang berlaku menurut Undang-undang. Aplikasi ini memungkinkan pencatatan cuti akan dilakukan dengan sangat mudah bagi HR.
Lain halnya bagi karyawan yang tidak mengambil masa cutinya, atau resign sebelum sempat menghabiskan masa cutinya, maka peraturan yang berlaku adalah cuti tersebut dapat diuangkan. Dalam hal ini tentu saja memerlukan perhitungan yang tepat.
Dalam prakteknya menghitung sisa cuti yang ingin diuangkan adalah jumlah total hari kerja cuti yang menjadi hak seorang karyawan, yang masih tersisa, sampai dengan tanggal efektif pengunduran diri karyawan tersebut yang dikali dengan gaji bulanannya. Namun akan sangat mudah dilakukan seorang HR dengan aplikasi absensi ini.
Record pengajuan ijin yang terdata baik
Monitoring produktivitas karyawan, akan ijin yang dilakukan akan dapat di record dengan baik. Aplikasi yang terhubung ke web dan cloud, karyawan tak perlu lagi mengisi form ijin secara manual. Tapi cukup duduk di meja kerja dengan membuka aplikasi, lalu mengisi form secara online. Bagian HRD ataupun bos anda akan mendapatkan notifikasi via email. Mereka akan langsung dapat memprosesnya. Dan anda akan langsung mendapat jawaban dari HRD maupun bos anda apakah permohonan anda tersebut disetujui atau tidak.
Dengan aplikasi yang berbasis cloud, maka aplikasi tersebut dikelola dari sebuah web server. Yang dapat digunakan tentunya dengan menggunakan browser. Dalam hal ini tentunya pengguna terhindar dari membeli aplikasi yang tidak murah harganya. Yang terpenting aplikasi yang ditawarkan juga memiliki berbagai keamanan terutama perlindungan dari serangan cyber yang sangat merugikan pengguna aplikasi tersebut.
Slip gaji secara online
Aplikasi slip gaji ini memudahkan dalam memberikan slip gaji online secara elektronik bagi karyawan setiap bulannya. Terkadang karyawan membutuhkan slip gaji dalam pengajuan kredit atau proses administrasi lainnya. Karyawan tidak perlu mengajukan permohonan slip gaji yang hanya akan menyita waktu HRD dalam memprosesnya. Namun karyawan tersebut hanya perlu membuka aplikasi serta mengisi dengan nama dan nomor identitas pegawai saja, lalu dapat mencetaknya. Hal ini tentu akan sangat akurat dengan komponen gaji yang berlaku di perusahaan tersebut.

Kemudahan dalam pemberian bukti gaji

Beberapa hal yang dapat anda peroleh dengan aplikasi slip gaji online diantaranya :


Perhitungan gaji yang lebih transparan

Hitung Payroll karyawan
Penghitungan Payroll otomatis hingga pajak maupun BPJS seorang karyawan dari setiap bulannya.yang tentunya dilengkapi dengan integrasi payroll tersebut dengan komponen gaji karyawan yang bersangkutan.

Mengirim slip gaji karyawan
Setelah Payroll dihitung, maka anda dapat langsung mengirim slip gaji anda. Tentunya aplikasi ini sangat bersifat opsional yang tentunya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Catatan riwayat akan slip gaji
Setiap bulannya riwayat slip gaji karyawan akan tersimpan dengan baik. Hal ini menguntungkan karyawan karena dapat melihat slip gajinya melalui akun dan aplikasi mobile.

Keamanan akun yang terjamin
Hanya seorang admin dari HRD yang memiliki akses untuk melihat slip gaji seorang karyawan. Sementara setiap karyawan memiliki akun password nya sendiri.

Slip gaji adalah sesuatu hal yang menghabiskan tenaga dan hal lainnya dari perusahaan. Slip gaji juga perlu untuk dicetak agar segala rincian tertera di dalamnya. Namun ada beberapa keuntungan dengan adanya aplikasi slip gaji online ini. Hal ini bukan hanya menguntungkan anda sebagai karyawan namun juga perusahaan itu sendiri, diantaranya adalah

Menghemat penggunaan kertas
Tak ada salahnya sebagai karyawan yang meski tidak bersentuhan langsung dengan kelestarian lingkungan hidup, anda juga memperhitungkan kertas yang dihabiskan dalam mencetak slip gaji. Jika dapat menghemat penggunaan kertas dari berbagai bagian di perusahaan, maka secara tidak langsung sudah ikut menjaga kelestarian lingkungan. Produksi kertas juga berimbas pada kestabilan hutan kayu kita.
Di sisi lain, terkadang karyawan tidak perlu mencetak slip gaji mereka, namun hanya nominalnya saja. Potongan, bonus, pajak dan lainnya. Pada masa sekarang, slip gaji identik dengan kertas yang berisi segala perincian gaji. Sudah saatnya hal ini dihilangkan dengan sesuatu yang lebih sederhana yaitu slip gaji online.

Kemudahan akses slip gaji dan real-time notifikasi saat terdapat slip gaji baru terkirim.

Mudah untuk diakses dimanapun
Sesuai dengan namanya yaitu slip gaji online, maka anda dengan mudah dapat mengaksesnya di manapun. Anda hanya perlu membuat akun perusahaan dan akun untuk anda sebagai karyawan. Bagi karyawan HRD, hanya dengan mobile anda dapat memantau dan mengelola gaji karyawan.
Bagi karyawan, hal seperti ini sesuai dengan keterbukaan informasi saat ini. Jika ada hal yang kurang berkenan dengan rincian slip gaji, maka akan langsung dapat diproses kepada yang berwenang.

Mudah dikirim dalam waktu singkat
Bukan hanya perusahaan dan karyawan saja yang dapat mengakses slip gaji online, namun slip gaji online ini dapat dikirim kepada pihak yang membutuhkan. Dan dalam waktu singkat, perincian gaji serta potongan-potongan gaji karyawan dapat langsung dikirim dan tersimpan dalam akun email pribadi karyawan tersebut. Karyawan Pun dapat secara langsung mengunduhnya. Hal semacam ini tentu saja sangat meringankan kinerja dari bagian personalia.

Back up akan data menjadi sangat mudah dan cepat
Segala data perihal slip gaji anda, akan tersimpan meski anda kehilangan telepon seluler anda namun anda masih bisa membuka akun anda dari perangkat lainnya dengan ketersediaan jaringan internet. Ini terjadi karena seluruh data tersimpan dengan baik dalam database yang akan selalu di back up oleh pengelola aplikasi tersebut.

Kerahasiaan tergaja

Privasi serta keamanan data anda akan terjamin
Informasi dan data yang di input dalam slip gaji online adalah data yang bersifat pribadi dan rahasia. Yang dapat dipertanggungjawabkan akan keabsahannya. Maka pihak perusahaan harus mampu memastikan bahwa data karyawan tersebut benar-benar data yang valid, dan bukan data yang fiktif.
Upaya yang dapat dilihat dalam hal menjaga keamanan tersebut adalah pada penggunaan password dan kata sandi yang akan digunakan dalam mengakses akun tersebut.

Kebijakan perusahaan dalam menerapkan aplikasi kepegawaian online adalah salah satu upaya penting dalam mengikuti perkembangan zaman. Banyak hal yang dapat diupayakan dalam rangka memudahkan pekerjaan bagian personalia. Hal ini juga membuat karyawan dapat melakukan banyak hal yang berhubungan dengan personalia dengan hanya membuka akun mereka tanpa proses panjang serta dalam waktu yang sangat cepat.
Baca : Absensi Online untuk lebih jelas mengenai aplikasi kepegawaian online Kantor Kita. Semoga beberapa paparan diatas dapat menjadi pertimbangan anda dalam mempermudah kegiatan personalia perusahaan anda.