5 Manfaat Aplikasi Slip Gaji Bagi Perusahaan

5 Manfaat Aplikasi Slip Gaji Bagi Perusahaan – Slip gaji dapat dikatakan sebagai bukti sah bagi pembayaran gaji karyawan dalam suatu perusahaan. Dalam slip gaji akan tercantum sejumlah data pembayaran karyawan seperti gaji pokok, gaji tambahan, potongan gaji, potongan pajak, hingga jumlah gaji bersih yang diterima karyawan. Data ini biasanya dilampirkan dalam sebuah kertas, namun dengan kemajuan teknologi saat ini kebutuhan kewajiban pembayaran gaji tersebut dapat dilakukan secara digital dengan memanfaatkan aplikasi seperti kantorkita. Keberadaan aplikasi seperti ini tentu akan memberi banyak dampak positif bagi kehidupan perkantoran. Berikut ini manfaat aplikasi perkantoran slip gaji bagi perusahaan :

  1. Pendataan Keuangan Karyawan Jelas
  2. Slip Gaji Secara Online
  3. Transparansi Perhitungan Gaji
  4. Meminimalkan Biaya Operasional
  5. Akurasi data

1.Pendataan Keuangan Karyawan Jelas
Keuangan menjadi hal yang sangat sensitif bagi perusahaan dan karyawan. Pendataan pembukuan perusahaan menjadi sebuah kewajiban bagi berjalannya perusahaan. Salah satu pos yang tidak bisa dilepaskan adalah perihal pembayaran tenaga karyawan. Bila perusahaan memiliki banyak karyawan, aplikasi slip gaji bisa memberikan kemudahan dalam perhitungan serta pendataan pembayaran karyawan yang mudah dan pasti. (Baca juga: Tips Mudah Mengelola Pembayaran Gaji Karyawan Secara Tepat dan Cepat)

2. Slip Gaji Secara Online
Slip gaji umumnya dilampirkan dalam secarik kertas yang diserahkan pada karyawan pada saat pembayaran gaji baik dengan cara diberikan langsung maupun dikirimkan kepada rekening bank karyawan. Kertas slip gaji tentu banyak memiliki keterbatasan seperti dapat mudah rusak karena air, keterbatasan halaman, serta detail yang bisa dimasukkan. Hal ini tidak akan ditemukan dalam slip gaji digital. Aplikasi ini berjalan dalam berbagai sistem operasi smartphone yang memungkinkan karyawan bisa menerima data gajinya secara digital. Data digital ini dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperluan karyawan hingga memudahkan pengarsipan data slip gaji karyawan untuk kebutuhannya. Bagi perusahaan, slip gaji ini tentu akan memudahkan pemberian data serta mengurangi kebutuhan kertas yang semakin mahal.

3. Transparansi Perhitungan Gaji
Detail mengenai perhitungan gaji karyawan menjadi salah satu hal yang cukup sensitif baik bagi perusahaan maupun karyawan itu sendiri. Dengan data digital dalam aplikasi slip gaji maka semakin memungkinkan perusahaan untuk memberikan banyak detail dalam data yang tertulis pada slip gaji. Transparansi perhitungan gaji juga akan menjadi pertimbangan karyawan dalam bekerja. Dengan transparansi penggajian yang baik, tingkat kepercayaan karyawan akan semakin tinggi sehingga berdampak pula pada kinerja karyawan pada perusahaan.

4. Meminimalkan Biaya Operasional
Dengan keberadaan aplikasi slip gaji seperti kantorkita maka perusahaan bisa menekan berbagai biaya operasional. Aplikasi ini sangat mudah dijalankan hanya dalam genggaman melalui smartphone. Untuk kebutuhan slip gaji, bukti pembayaran secara digital tentu akan lebih murah dibanding harus membeli kertas dan tinta untuk mencetaknya. Aplikasi Kantorkita juga memberikan kemudahan pada sistem absensi karyawan dan perizinan. Kantorkita juga berfungsi sebagai aplikasi absensi online yang efektif dan efisien. Perusahaan juga tidak harus membeli berbagai macam alat konvensional seperti printer untuk mencetak slip gaji, peralatan absensi mahal, dan kertas.

5. Akurasi Data
Setiap kantor perusahaan memiliki sistem penggajian yang berbeda-beda. Proses input data pembayaran karyawan akan semakin mudah bila sistem tersebut telah didigitalkan sehingga HR hanya tinggal memasukkandata tentang absensi, perijinan, dan berbagai komponen bonus serta potongan gaji bagi karyawan. Sistem pembayaran yang telah disesuaikan akan menghitung secara otomatis gaji yang akan diterima oleh karyawan. Data ini dapat diupdate secara realtime sehingga perusahaan dapat memantau dan mengawasi keuangan terutama pada sistem penggajian. Akurasi data yang diberikan oleh aplikasi ini tentu sangat menguntungkan bagi perhitungan keuangan perusahaan.

Sekarang sudah tidak perlu dikawatirkan lagi bagi perusahaan untuk menerbitkan slip gaji digital dengan mudah. Melalui aplikasi Kantor Kita, pengelolaan administrasi kehadiran atau absen hingga payroll akan lebih menguntungkan. Bagi perusahaan, cukup dengan mendaftarkan data perusahaan resmi melalui website Kantor Kita lalu kelola akun untuk memulai memasukkan (invite) akun karyawan. Bagi karyawan, dapat unduh aplikasi Kantor Kita di Play Store dan App Store (coming soon). Ingat, slip gaji yang telah diterbitkan oleh perusahaan (akun perusahaan induk) dapat di print dan dimintakan stempel resmi perusahaan yang bersangkutan untuk menambah validasi ketika slip gaji online akan digunakan untuk kepentingan tertentu.

Pengelolaan Mudah Dan Cepat Menggunakan Aplikasi Absensi Online

Pengelolaan Mudah Dan Cepat Menggunakan Aplikasi Absensi Online Absensi merupakan salah satu komponen yang masuk dalam pengelolaan data karyawan. Adalah tugas divisi HR melakukan pengelolaan data karyawan yang bermuara pada kompensasi dan benefit serta penilaian terhadap performance management. Divisi HR bertugas untuk melaporkan hasil pengelolaan data tersebut secara periodik untuk mengevaluasi kinerja SDM yang dimiliki perusahaan secara umum. Meskipun terlihat mudah, data yang dilaporkan HR haruslah valid. Oleh karena itu dibutuhkan ketelitian dan akurasi yang tinggi dalam pengelolaan data-data ini. Untuk mempermudah proses pelaporan tersebut, banyak perusahaan kini menggunakan bantuan aplikasi perkantoran. Setidaknya ada 4 laporan wajib yang harus dibuat divisi HR setiap bulannya.

  1. Laporan kehadiran (presensi)
  2. Laporan gaji
  3. Laporan sakit/izin
  4. Laporan cuti

Laporan Kehadiran (Presensi)
Beberapa perusahaan menyebut laporan ini sebagai laporan absensi (ketidakhadiran). Istilah apapun yang digunakan tidak menjadi masalah, tergantung pada fokus laporan. Apakah ingin melaporkan persentase kehadiran karyawan dalam satu bulan atau lebih fokus pada ketidakhadirannya. Laporan ini sangatlah penting, terutama bagi perusahaan yang menyediakan tunjangan harian. Jumlah presensi akan menentukan jumlah tunjangan yang berhak diterima oleh karyawan. Lebih besarnya lagi, laporan presensi dapat dimanfaatkan untuk mengukur angka produktivitas ataupun beban kerja karyawan yang akan berpengaruh pada pengembangan strategi perusahaan.

Laporan Gaji
Laporan selanjutnya yang harus dikerjakan oleh divisi HR setiap bulannya adalah laporan gaji. Laporan gaji menjadi salah satu acuan untuk memprediksi keuangan perusahaan dalam satu periode. Selain itu, laporan gaji dibutuhkan oleh bagian keuangan untuk menghitung dasar perhitungan beban PPh 21. Yang terpenting, laporan gaji memiliki kaitan dengan pemberian hak karyawan. Setiap bulannya seluruh karyawan menanti-nanti tibanya waktu gajian. Oleh karena perannya yang sangat sensitif, laporan gaji harus dikerjakan dengan sangat hati-hati dan teliti. Nantinya setiap karyawan akan menerima slip dari penerimaan gaji bulanannya.

Laporan Sakit / Izin
Ketidakhadiran karyawan karena sakit dan izin juga perlu dirangkum dalam sebuah laporan khusus. Laporan ini dapat menunjukkan pola ketidakhadiran karyawan karena izin dan sakit, kecenderungan kebutuhan karyawan secara personal dan kapan HR perlu melakukan proses rekrutmen karyawan magang ataupun karyawan tetap.

Laporan Cuti
Cuti merupakan hak karyawan dan tim HR memiliki kewajiban untuk mengelolanya. HR bertugas untuk meng-update jumlah cuti yang digunakan, memastikan izin cuti dikantongi karyawan sebelum waktu cuti tiba serta mengevaluasi prosedur cuti agar menjadi lebih mudah dan efisien. Laporan cuti yang tersaji secara rapi dan detail dapat menunjukkan kecenderungan pola cuti yang digunakan karyawan sehingga perusahaan dapat lebih mudah menentukan kebijakan shifting, reward cuti dan lain sebagainya. Data tersebut juga penting digunakan sebagai acuan saat karyawan resign dan PHK, jatah cuti yang belum digunakan bisa diperhitungkan sebagai UPH (Uang Penggantian Hak).

Keempat laporan tersebut dibuat secara periodik (umumnya per bulan) untuk mempermudah sistem pengelolaan sistem administrasi. Data yang tidak dikelola secara berkala akan tertumpuk dan akhirnya tidak bisa digunakan secara efektif. Tanpa adanya pencatatan/pengelolaan data yang baik, alur kerja divisi HR tidak dapat berjalan dengan semestinya. Pada 2017, hampir 73% divisi HR perusahaan tidak didukung oleh teknologi yang memadai dalam melakukan pengelolaan data ini. Kebanyakan dari mereka harus bekerja lembur terutama pada akhir bulan untuk menyelesaikan laporan presensi, gaji, cuti, perjalanan dinas dan lain sebagainya. Hal ini pun terus terjadi berulang setiap bulannya. Seiring berkembangnya teknologi di masa ini, persentase di atas sudah mulai berkurang.

Beberapa perusahaan yang menyadari kekurangan tersebut kini menerapkan HRIS (Human Resources Information System) dengan tujuan agar divisi HR dapat menjalankan tugasnya secara efektif. Data seluruh karyawan diintegrasikan ke dalam sebuah sistem sehingga pekerjaan HR dapat diselesaikan dengan waktu yang efisien. Salah satu HRIS yang banyak digunakan saat ini ialah aplikasi absensi online, perjalanan dinas online, slip gaji online dan pengajuan cuti online. Aplikasi ini dapat digunakan dan di download dengan mudahnya melalui mobile android dan ios.

Beberapa fitur yang tersedia akan melakukan perekapan data secara otomatis. Tidak perlu lagi menginput data presensi one by one, pengelolaan data kepegawaian dapat dilakukan secara mudah hanya menggunakan satu aplikasi. Fitur-fitur yang tersedia diantaranya adalah presensi, lembur, pengajuan cuti, perjalanan dinas, pengajuan ijin dan slip gaji.

Fitur slip gaji yang terdapat dalam aplikasi memudahkan HR memberikan slip gaji elektronik setiap bulannya. Tidak perlu lagi membuang-buang kertas untuk mencetak slip, karyawan bisa mencetak sendiri melalui aplikasi apabila membutuhkannya. Pada saat melakukan pengajuan ijin karena sakit atau keperluan keluarga lainnya, karyawan dapat langsung mengajukannya melalui aplikasi. Divisi HR hanya perlu mengunduh data yang sudah direkapitulasi secara otomatis oleh aplikasi dan menyajikannya dalam bentuk laporan. Cukup mudah dan efisien bukan? Tidak ada lagi istilah lembur pada akhir bulan karena data HR yang menumpuk, divisi HR dapat menyelesaikan tugasnya dalam waktu yang lebih cepat, efisien dan tentunya dengan hasil yang akurat.

Penggunaan aplikasi ini juga mengurangi beban biaya perusahaan. Divisi HR tidak perlu lagi diisi oleh banyak staf, cukup beberapa staf dengan bantuan sebuah aplikasi pengelolaan data karyawan online. Biaya penggunaan aplikasi terbilang cukup terjangkau, hanya dengan Rp. 7500 seluruh karyawan dapat mengakses aplikasi ini setiap bulannya. Perusahaan dapat memasukkan karyawan dalam jumlah yang tidak terbatas. Dibanding dengan merekrut beberapa staff HR untuk mengerjakan rekapitulasi dan pengelolaan data karyawan, penggunaan aplikasi slip gaji dan absensi online (Baca juga : Tips Mudah Mengelola Pembayaran Gaji Karyawan Secara Tepat dan Cepat dan Tips Mengelola dan Mengatasi Karyawan yang Sering Absen) tentu jauh lebih menguntungkan. Jika tertarik, Anda bisa menggunakan aplikasi perkantoran online dari Kantor Kita.

Mudahnya Pengelolaan Data HR Dengan Aplikasi Perkantoran

Mudahnya Pengelolaan Data HR Dengan Aplikasi Perkantoran Salah satu tugas seorang staff HR ialah untuk melakukan pengelolaan data karyawan yang meliputi absensi, cuti dan juga penggajian. Semakin banyaknya jumlah karyawan maka akan membuat semakin banyak pula pekerjaan yang harus dilakukan oleh staf HR. Terutama saat menjelang akhir bulan, staff HR akan sangat sibuk sekali untuk mengelola data karyawan selama satu bulan penuh. Resiko terjadinya human error dalam pengelolaan data pun tidak dapat dihindarkan lagi. Untuk mengantisipasi terjadinya hal ini, peran aplikasi perkantoran akan sangat membantu.

Rumitnya pengelolaan data karyawan
Staff HR tentu sudah mengetahui betapa rumitnya melakukan pengelolaan data karyawan. Sekilas pekerjaan ini memang terlihat mudah, namun sebenarnya tidak semudah yang dibayangkan. Pengelolaan data karyawan harus dilakukan secara teliti dan detail, sedikit kesalahan akan membuat tidak terpenuhinya hak dan kewajiban antara karyawan dan perusahaan. Seperti misalnya saat melakukan rekapitulasi presensi bulanan karyawan. Setiap bulannya data kehadiran, izin dan cuti karyawan ini harus direkap sebagai data acuan untuk menilai besaran insentif dan kinerja karyawan.

Sebagian perusahaan menggunakan sensor finger print maupun id card sebagai alat untuk merekam absensi karyawan. Jika menggunakan alat tersebut, rekapitulasi absensi mungkin akan sedikit lebih mudah. Staff HR hanya perlu mengunduh data yang sudah direkam oleh sensor finger print maupun id card dan menyajikannya dalam bentuk laporan bulanan. Akan tetapi hal ini tidak terjadi dengan perusahaan yang masih menggunakan cara absensi manual (sistem tanda tangan). Tidak bisa melakukan pengunduhan data secara instan, staff HR harus melakukan input data absensi harian secara persatu. Sedikit saja terjadi kesalahan maka hal tersebut dapat berdampak pada pemotongan tunjangan disiplin maupun insentif lainnya. Hal yang terlihat mudah dan simpel seperti rekapitulasi absen pun dapat memberikan dampak yang cukup serius, lalu bagaimana dengan pengelolaan data lainnya yang jauh lebih rumit?

Beberapa orang terkadang menganggap kerja staff HR tidak terlalu penting karena tidak berhubungan langsung dengan operasional perusahaan dan pemenuhan omset. HRD merupakan salah satu divisi pada perusahaan yang bertugas untuk melakukan pengelolaan sumber daya manusia. Tugas-tugas HRD meliputi perencanaan SDM, rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, performance management, hubungan industrial serta kompensasi dan benefit. Meski dampaknya tidak dapat dilihat secara langsung, peran kerja HRD dalam sebuah perusahaan sangatlah penting. SDM merupakan salah satu aset terpenting yang dimiliki perusahaan. Tanpa dukungan dari SDM yang mumpuni, sistem kerja dan fasilitas mewah yang dimiliki perusahaan tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal. Oleh karena itu, dibutuhkan divisi khusus untuk mengelola sumber daya manusia yang menjadi aset terpenting perusahaan.

Transparansi absensi dibutuhkan untuk memberikan rasa adil pada karyawan

Salah satu tugas penting divisi HRD adalah melakukan rekapitulasi performance management dan kompensasi. Pada beberapa kasus tidak sedikit karyawan yang komplain pada tanggal gajian karena penerimaan gaji yang diterimanya tidak sesuai. Karyawan tersebut izin sakit dan tanpa keterangan sebanyak 1 kali dalam sebulan. Akan tetapi karena adanya human error maupun kemungkinan lainnya, data tersebut berubah menjadi 2 kali sakit dan 1 kali tanpa keterangan. Hal ini tentu akan berdampak pada potongan kehadiran yang dibebankan pada karyawan. Kredibilitas staf HR pun menjadi dipertanyakan. Padahal kesalahan dalam rekapitulasi dapat disebabkan karena majunya tanggal gajian yang membuat waktu rekapitulasi menjadi lebih sedikit atau karena penambahan karyawan baru dalam jumlah yang cukup banyak. Dibutuhkan ketelitian dan ketepatan hasil yang tinggi untuk melakukan rekapitulasi ini.

Mempermudah pekerjaan HR dengan memberikan banyak fitur bermanfaat

Peran Aplikasi Perkantoran
Untuk lebih mempermudah pekerjaan staff HR dalam melakukan rekapitulasi data dan menghasilkan ketepatan hasil yang akurat, saat ini banyak dikembangkan aplikasi perkantoran. Secara spesifik, aplikasi ini dapat disebut sebagai aplikasi absensi online, cuti online maupun slip gaji online. Beberapa fitur yang tersedia dalam aplikasi diantaranya adalah absensi, lembur, perjalanan dinas, pengajuan cuti, pengajuan ijin dan slip gaji. Fungsi utama aplikasi perkantoran ini adalah untuk melakukan rekapitulasi dan monitoring secara online. Tidak perlu melakukan rekapitulasi secara manual, dengan adanya aplikasi ini rekapitulasi dilakukan secara otomatis. Produktivitas karyawan pun dapat dimonitoring dengan mudah menggunakan fitur absensi. Record ijin dan cuti karyawan dapat disajikan secara lengkap dan detail. Perhitungan over time / lembur karyawan juga dapat dilakukan secara akurat dengan menggunakan fitur dari aplikasi HR ini. (Baca juga: Absensi Online)

Aplikasi dapat diakses melalui mobile android maupun ios secara gratis. Cukup download melalui google playstore maupun app store, Anda sudah dapat menggunakannya. Aplikasi juga dilengkapi dengan dashboard website yang memudahkan monitoring kapanpun dan dimanapun. Daftarkan perusahaan secara gratis dan masukkan staff dalam jumlah yang tidak terbatas. Perusahaan yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan pun dapat menggunakan aplikasi dengan mudah. Selama 30 hari penggunaan perusahaan dan karyawan akan dikenakan gratis biaya. Setelahnya akan dikenakan biaya Rp. 7500/orang untuk setiap bulannya, cukup terjangkau bukan? Tanpa minimum jumlah karyawan perusahaan dan karyawan dikenakan tarif penggunaan aplikasi yang sangat terjangkau.

Hal ini juga berkaitan dengan efisiensi kerja staff HR. Perusahaan tidak perlu lagi merekrut banyak staff HR untuk melakukan rekapitulasi data karyawan. Pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan mudah menggunakan aplikasi slip gaji dan absensi online. Kinerja staf HR pun dapat jauh lebih efisien dan efektif. Jika tertarik dengan aplikasi perkantoran ini, Anda dapat coba untuk menggunakan aplikasi KantorKita dari kantorkita.co.id yang menyajikan manajemen perijinan, absensi mobile dan slip gaji hanya dalam 1 aplikasi (Baca: Pengelolaan Mudah Dan Cepat Menggunakan Aplikasi Absensi Online).

Tips Mudah Mengelola Pembayaran Gaji Karyawan Secara Tepat dan Cepat

Tips Mudah Mengelola Pembayaran Gaji Karyawan Secara Tepat dan Cepat Sebuah perusahaan yang mempunyai karyawan maka wajib memberikan gaji terhadap masing-masing karyawan tersebut. Masing-masing karyawan tersebut melakukan pekerjaan atau tugas-tugas yang perusahaan berikan kepada mereka, kemudian mereka memiliki hak untuk memperoleh upah atau gaji pada periode tertentu yang sudah disepakati dan biasanya gaji tersebut dibayarkan setiap bulannya. Baik itu di awal bulan atau diakhir bulan. Sebagai tambahan informasi untuk anda semua pembayaran upah atau gaji ini juga diatur oleh Peraturan Pemerintah Indonesia.

Sebagai seorang HR anda tidak bisa melakukan pengelolaan dan memberikan gaji karyawan dengan asal-asalan. Oleh karena itu butuh pemahaman dan pengetahuan dalam pengelolaan gaji karyawan tersebut, sehingga tidak semua karyawan memiliki gaji yang sama, besar kecilnya gaji tersebut juga tergantung dengan pekerjaan, jabatan, dan tanggung jawab yang karyawan terima. Pembagian tersebut juga harus secara adil, tidak merugikan karyawan dan tidak merugikan perusahaan. Perkembangan teknologi yang semakin canggih saat ini juga membantu pekerjaan pada perusahaan salah satunya dengan adanya aplikasi perkantoran yang bisa anda dapatkan di kantorkita.co.id.
Ada beberapa faktor yang menentukan besar atau kecilnya gaji seorang karyawan dalam sebuah perusahaan, antara lain sebagai berikut :

  • Golongan Jabatan
  • Jabatan
  • Masa Kerja
  • Pendidikan
  • Kompetensi

Golongan Jabatan
Maksudnya ialah pengelompokan jabatan karyawan berdasarkan bobot jabatan mereka. Nah, untuk tugas atau tanggung jawab yang mirip atau relatif sama maka dapat digabungkan menjadi satu kelompok golongan jabatan.

Jabatan
Jabatan disini maksudnya bisa diartikan sebagai kelompok tugas atau pekerjaan dalam suatu perusahaan. Masing-masing jabatan mempunyai resiko, tingkat kesulitan, dan tanggung jawab yang berbeda. Sehingga jabatan juga menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi besar atau kecil gaji.

Masa Kerja
Lamanya pengalaman atau waktu bekerja dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu yang merupakan syarat dari suatu jabatan disebut dengan masa kerja. Perlu anda ketahui masa kerja sangat berhubungan erat dengan pengalaman kerja dari karyawan tersebut. Semakin tinggi pengalaman seseorang maka semakin tinggi pula nilai karyawan tersebut pada masa yang akan datang. Jadi tidak hal yang aneh jika masa kerja ini sangat berpengaruh pada besar kecil gaji yang diterimanya.

Pendidikan
Maksudnya adalah jenjang pendidikan yang didapatkan dari pendidikan formal sebagai salah satu syarat pada jabatan tertentu. Faktor pendidikan adalah salah satu hal yang sangat diperhitungkan dalam nilai gaji seorang karyawan. Khususnya untuk karyawan yang baru masuk pada sebuah perusahaan.

Kompetensi
Nah, faktor terakhir ini meliputi kemampuan dari aspek pengetahuan, keterampilan / skill, dan sikap kerja sesuai dengan standar jabatan. Jadi kompetensi yang dimiliki oleh seorang karyawan juga mempengaruhi besar kecil gaji.

Pembayaran gaji karyawan tidak hanya tentang memberikan atau mentransfer uang ke setiap karyawan. Akan tetapi ada bagian berwenang yang mengurus penggajian karyawan suatu perusahaan. Nah, ada beberapa tips yang bisa anda coba aplikasikan mengenai gaji karyawan agar tidak kebingungan, apa saja? Yuk simak selengkapnya.

Tentukan Jadwal Pembayaran Gaji Karyawan
Perusahaan yang baik dan bagus pasti mempunyai jadwal yang jelas atau pasti setiap bulan tentang pemberian gaji. Setiap perusahaan memiliki kebijakan masing-masing tentang pembayaran gaji seperti tiap minggu atau tiap bulan. Oleh karena itu anda yang saat ini memiliki wewenang mengenai pembayaran gaji karyawan maka agar tidak bingung anda bisa mulai menentukan pemberian gaji diawal bulan atau diakhir bulan, jika kebijakan perusahaan akan memberikan gaji pada periode setiap bulan. Supaya tidak bingung maka dalam sebuah perusahaan pembayaran gajinya harus sama pada tiap periodenya. Sistem dan periode pembayaran gaji ini juga wajib anda informasikan dari awal kepada tiap karyawan.

Buatlah Suatu Sistem Khusus dalam Penghitungan Gaji
Biasanya pembayaran gaji pada sebuah perusahaan menghitungnya berdasarkan pada struktur organisasi yang berlaku di perusahaan tersebut. Pembayaran gaji bisa anda lakukan setiap bulan dan bisa menambahkan bonus sesuai dengan kebijakan pemberian bonus perusahaan. Semahir apapun anda dalam menghitung gaji karyawan di perusahaan anda, sangat dianjurkan menggunakan sistem khusus yang akan memudahkan pekerjaan anda. Saat ini ada banyak aplikasi slip gaji yang telah dirancang khusus bahkan berbasis online untuk kemudahan pekerjaan anda dan silahkan dapatkan di kantorkita.co.id.
Melakukan penghitungan gaji secara manual hanya akan memperlambat pekerjaan anda, tidak hanya itu mengerjakan dengan manual juga akan membuat anda semakin bingung.

Persiapkan Rencana Cadangan Finansial
Gaji atau upah bukan hanya tentang hak yang harus diterima oleh karyawan, akan tetapi hal itu juga termasuk salah satu bentuk apresiasi yang perusahaan berikan kepada karyawannya. Itulah sebabnya sebagai HR ataupun sebagai pemilik perusahaan anda harus memastikan kondisi finansial perusahaan selalu dalam keadaan stabil dan bagus, agar mampu membayar gaji karyawan setiap bulan tepat waktu. Anda juga harus memastikan agar tepat waktu dalam mengirimkan tagihan kepada klien dan secepat mungkin hubungi klien yang terlambat melakukan pembayaran. Jangan hanya karena kelalaian tentang tagihan yang belum dibayar klien membuat arus kas perusahaan menjadi terganggu dan akhirnya malah ikut mengganggu pembayaran gaji karyawan. Perlu anda ketahui jika tidak mampu membayar gaji atau upah karyawan tepat waktu sesuai dengan kesepakatan, maka bisa dikatakan perusahaan anda dalam keadaan bermasalah.

Gunakan Software HR
Apa yang harus dilakukan agar terciptanya proses penggajian karyawan dengan tepat? Nah, anda bisa menggunakan software HR khusus (Baca: Mudahnya Pengelolaan Data HR Dengan Aplikasi Perkantoran). Yang mana software ini mampu melakukan proses penggajian secara otomatis secara mudah dan tentu saja praktis. Pekerjaan anda sebagai HR akan sangat terbantu jika menggunakan software HR khusus ini, tingkat kesalahan juga akan terminimalisir. Silahkan kunjungi kantorkita.co.id nanti anda akan memperoleh banyak aplikasi perkantoran antara lain aplikasi absensi online (Baca: Pengelolaan Mudah Dan Cepat Menggunakan Aplikasi Absensi Online) dan aplikasi slip gaji.

Tips Mengelola dan Mengatasi Karyawan yang Sering Absen

Tips Mengelola dan Mengatasi Karyawan yang Sering AbsenTidak hadir atau absennya karyawan merupakan salah satu hal yang dapat mempengaruhi produktivitas suatu perusahaan. Saat salah satu karyawan suatu perusahaan absen maka proses produksi atau pekerjaan juga ikut terhambat. Pekerjaan yang terbengkalai dan produksi yang terhambat tentu membutuhkan waktu yang lebih lama dari target awal untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Memang benar dan tidak dapat dipungkiri karyawan mempunyai hak untuk tidak masuk kantor, baik itu karena alasan sakit atau ada keperluan lainnya. Akan tetapi bagaimana dengan karyawan yang bisa dikatakan sangat sering absen, bahkan sudah melebihi batas yang diberikan oleh pihak perusahaan. Nah, HR perusahaan harus bisa menghindarkan karyawan untuk tidak masuk kantor atau absen kerja. Salah satu cara yang bisa dilakukan ialah dengan penggunaan aplikasi absensi online.
Jika anda seorang HR dan mempunyai masalah dengan karyawan yang sering absen, berikut tips mengatasi karyawan yang sering absen. Yuk simak selengkapnya.

Peroleh Informasi dari Anggota Tim
Salah satu cara yang bisa anda lakukan ialah membangun komunikasi yang baik dengan anggota tim atau karyawan lain untuk mengetahui informasi karyawan-karyawan yang absen kerja. Anda bisa meminta mereka agar memberikan informasi kepada anda jika ada karyawan yang tidak masuk kantor tanpa izin yang jelas sebelumnya. Selain itu hal ini juga dapat membantu anda sebagai HR secara tidak langsung menekan karyawan lain tentang pentingnya kehadiran. Dan bagaimana jika mereka absen maka produktivitas perusahaan menjadi terganggu.

Memantau Absensi Karyawan
Sebagai HR anda sebaiknya harus rajin memantau kehadiran karyawan, dari sana anda akan mengetahui saat ada karyawan yang tidak masuk kerja baik yang sudah izin atau yang tanpa izin. Seharusnya seorang HR memang melakukan pemantauan absensi karyawan itu setiap hari, hal ini berguna agar manajemen dapat membuat keputusan yang tepat dan cepat. Ketika karyawan yang absen tersebut sudah masuk bekerja kembali pastikan anda untuk follow up, kenapa tidak masuk kerja tanpa izin.
Kecanggihan teknologi saat ini dapat membantu pekerjaan para HR perusahaan sehingga tidak lagi susah-susah memantau kehadiran karyawan dengan cara manual. Anda bisa menggunakan aplikasi absensi online yakni kantorkita.co.id. Aplikasi berbasis online ini akan sangat membantu HR melakukan pemantauan terhadap karyawan.

Cari Informasi Penyebab Karyawan Absen
Penting untuk dilakukan yakni mencari tahu terlebih dahulu apa yang menjadi penyebab karyawan tersebut tidak masuk kerja. Hal ini berguna untuk memutuskan tindakan apa untuk menangani hal karyawan yang absen tersebut. Pada umumnya karyawan yang sering absen disebabkan oleh permasalahan pribadi dan pekerjaan. Masalah pribadi seperti contoh sakit, rumah tangga bermasalah, dan kekurangan financial. Sedangkan untuk masalah pekerjaan seperti lingkungan kerja yang tidak nyaman, beban pekerjaan yang diberikan terlalu berlebihan, masalah dengan rekan kerja, dan berbagai alasan lainnya.
Setelah anda mengetahui penyebab karyawan tersebut absen, baru anda bisa memutuskan solusi atau tindakan yang tepat. Sebagai contoh jika penyebabnya adalah beban pekerjaan yang terlalu banyak dan karyawan kewalahan mengerjakannya karena kurang keterampilan. Solusinya mungkin manajemen bisa memberikan pelatihan kepada karyawan tersebut. Membangun komunikasi yang baik dengan tim dan karyawan perusahaan akan memberikan dampak yang positif bagi perkembangan perusahaan.

Periksa Ketentuan Cuti Bersama
Salah satu solusi yang dapat mengatasi permasalahan karyawan yang sering absen ialah cuti. Melakukan cuti merupakan salah satu hak seorang karyawan. Maksud disini adalah kebijakan atau ketentuan cuti bersama yang diberikan oleh perusahaan. Seperti contohnya memberikan cuti bersama saat ada akhir pekan yang panjang atau bisa juga saat hari masuk kerja diantara dua hari libur maka perusahaan mungkin bisa memberikan kebijakan cuti bersama.
Dengan adanya kebijakan seperti ini akan mampu menekan tidak hadirnya karyawan pada hari biasa. Pemberitahuan cuti bersama ini juga dilakukan menggunakan aplikasi perkantoran berbasis online yang bisa anda peroleh di kantorkita.co.id. Mudah bukan pengelolaan cuti dengan aplikasi perkantoran online? (Baca: Pengelolaan Mudah Dan Cepat Menggunakan Aplikasi Absensi Online)

Sediakan Program Kesehatan
Salah satu penyebab karyawan sering absen ialah karena sakit. Bagaimana cara mengatasinya jika kondisi seperti ini? Perusahaan sebaiknya memberi dukungan terhadap kesehatan karyawannya, tersedianya program-program kesehatan tentu akan mengubah kebiasaan karyawan yang selama ini tidak sehat, seperti terlambat makan, banyak makan junk food dan malas berolahraga. Sebuah survey pernah membuktikan bahwa ada pengaruh yang kuat antara kesehatan karyawan dengan produktivitas yang karyawan berikan terhadap perusahaan. Manajemen perusahaan bisa mulai membangun budaya sehat di perusahaan dengan berbagai kebijakan-kebijakan dan memberikan fasilitas kesehatan yang memadai agar karyawan bisa menjaga kesehatannya.

Kurangi Tekanan
Kurangi bukan berarti hilangkan. Jangan sampai salah paham dengan kalimat tersebut. Tingginya tekanan yang atasan atau perusahaan berikan menjadi salah satu penyebab karyawan sering absen. Mereka mungkin merasa stres dengan tekanan-tekanan yang diterima setiap hari. Pekerjaan memang membutuhkan target dan ada hal-hal yang harus dicapai oleh perusahaan yang menyebabkan tekanan kepada karyawan. Akan tetapi mungkin agar karyawan menjadi produktif maka salah satu solusinya yakni mengurangi sedikit tekanan.
Sebaiknya pihak manajemen atau perusahaan membuat lingkungan kerja yang nyaman untuk semua karyawannya. Sehingga akan membantu perusahaan berjalan dengan maksimal.

Nah, itu adalah beberapa tips mengatasi karyawan yang absen berlebihan. Perlu anda ketahui karyawan memiliki pengaruh yang besar terhadap kinerja suatu perusahaan. Karyawan yang tidak produktif bisa menjadi salah satu alasan merosotnya perkembangan perusahaan. Dengan kecanggihan teknologi saat ini pekerjaan anda sebagai HR dan manajemen bisa semakin mudah. Banyak aplikasi perkantoran yang bisa mendukung pekerjaan anda, tidak hanya aplikasi absensi namun juga ada aplikasi slip gaji yang tersedia di kantorkita.co.id (Baca : Tips Mudah Mengelola Pembayaran Gaji Karyawan Secara Tepat dan Cepat).

Absensi Online

Absensi Online – Jaman semakin canggih dan segala hal bisa dilakukan secara online sekarang ini termasuk juga sudah tersedia slip gaji online, juga aplikasi absensi atau software absensi dengan absensi android. Simak pembahasannya berikut ini.
Baca : Tips Memudahkan Pekerjaan Dengan Software Canggih Dan Murah

Absensi Karyawan

Apa itu Absensi Android
Absensi Android adalah suatu sistem absensi secara online yang berbasis aplikasi android. Seiring dengan semakin banyaknya pengguna smartphone berbasis android maka kini juga sudah tersedia software absensi berbasis aplikasi android. Siapapun hampir pasti memiliki smartphone android. Bahkan kini kadang satu orang bahkan bisa memiliki lebih dari satu smartphone berbasis android dari berbagai merk. Sistem absensi itu sangat penting guna mengetahui kehadiran seorang karyawan di lokasi kerjanya pada suatu perusahaan. Perkembangan sistem absensi sudah melaju dengan sangat pesat. Jika dulu menggunakan kertas, lalu berganti jadi menggunakan fingerprint, lalu berkembang ada pula absensi dengan menggunakan pengenalan wajah maka kini cukup dengan hanya menggunakan sebuah smartphone Android saja sudah bisa melakukan absensi secara online. Banyaknya jumlah pengguna smartphone android sangat memungkinkan beberapa perusahaan untuk memperbarui sistem absensi berbasis smartphone tersebut. Sudah banyak perusahaan modern yang mulai beralih ke sistem absensi online berbasis android ini karena lebih efisien, juga efektif dan juga cepat serta terintegrasi dan secara otomatis, juga real time. Karyawan juga dapat melakukan absensi di mana saja pada lokasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan tanpa berlama-lama mengantri terlebih dahulu.

Memudahkan dan menghemat waktu untuk melakukan absen kerja

Cara Absensi secara Online
Cara untuk melakukan absensi pada aplikasi android secara online itu bisa dilakukan dengan beberapa cara berikut ini, yakni bisa dengan menggunakan fingerprint authentication ataupun dengan cara menggunakan face identification guna menentukan dan mengidentifikasikan bahwa pegawai yang melakukan absensi tersebut adalah benar karyawan yang bersangkutan sendiri. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk kelancaran keberlangsungan penggunaan sistem absensi berbasis smartphone tersebut, yakni smartphone android yang dipergunakan oleh karyawan untuk melakukan absensi adalah smartphone yang memiliki sensor fingerprint, dan ada kamera depan, juga terdapat id user atau karyawan dan juga dapat mengenali lokasi GPS, serta terdapat nomor imei smartphone dan juga security aplikasi itu sendiri.
Sensor fingerprint serta kamera depan itu akan digunakan untuk otentikasi user. Kemudian id user akan digunakan untuk mencocokkan data absensi dari smartphone ke server. Sedangkan lokasi GPS digunakan untuk mengetahui atau melakukan tracking lokasi pegawai pada saat melakukan absen. Kemudian nomor seri imei smartphone akan digunakan untuk mengetahui bahwa karyawan yang melakukan absensi dengan menggunakan smartphone tersebut adalah karyawan yang sama dengan yang sejak awal absen kedatangan hingga selesai saat absensi kepulangan. Lalu security pada aplikasi akan digunakan untuk menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan yang antara lain bisa berupa fake gps hingga melakukan modifikasi aplikasi itu sendiri. Salah satu cara melakukan pengamanan security pada aplikasi absensi berbasis smartphone android tersebut adalah antara lain dengan munculnya notifikasi pop up peringatan untuk menghapus aplikasi fake gps dan sejenisnya lalu user tidak akan bisa melakukan login pada aplikasi tersebut atau otomatis terkunci guna menghindari terjadinya penyalahgunaan atau manipulasi. Keseluruhan data yang diperoleh dari aplikasi saat melakukan absensi kemudian akan tercatat dalam database server secara online. Data mengenai waktu, dan lokasi serta jangka waktu lamanya bekerja akan tercatat dan terlaporkan dan juga akan tampil pada aplikasi user. Dengan adanya aplikasi absensi online berbasis android tersebut maka pimpinan perusahaan dapat dengan mudah mengetahui posisi masing-masing karyawannya selama pada waktu jam kerja.

Kelebihan Absensi Android Online
Selain karena banyaknya jumlah pengguna android maka berikut ini adalah beberapa kelebihan lainnya.

Lebih Efisien dari Segi Biaya
Aplikasi absensi online itu tidak membutuhkan perangkat fisik mesin absensi dan juga pemasangan sistem, sehingga akan bisa lebih menghemat pengeluaran perusahaan. Jadi misalnya, perusahaan yang mempekerjakan sales di banyak supermarket ataupun department store, maka tidak perlu membeli dan memasang mesin pencatat kehadiran untuk di setiap tempat lokasi karyawan bekerja.
Dengan absensi android secara online ini maka pihak perusahaan cukup mendaftar saja, lalu mengunduh aplikasinya, dan kemudian sudah bisa menggunakannya langsung mencobanya lewat smartphone berbasis OS Android yang telah banyak sekali penggunanya. Karyawan juga bisa melaporkan kehadirannya dengan melakukan swafoto atau selfie melalui telepon genggam smartphone mereka masing-masing yang sudah terpasang aplikasinya.

Hemat dan murah

Mendorong Karyawan Supaya Lebih Produktif
Dengan sistem absensi android secara online tersebut maka karyawan yang bekerja di luar kantor juga bisa lebih menghemat banyak waktu, karena tanpa perlu datang ke kantor hanya untuk absen lalu kembali lagi ke tempat lokasi bertugas. Daripada membuang waktu di jalan hanya untuk melakukan absensi maka karyawan dapat lebih produktif dengan fokus di lokasi tempat mereka bekerja dan bisa mencatatkan kehadirannya lewat aplikasi android di tempat.

Dapat Meminimalisir Kecurangan
Absen android secara online dengan menggunakan teknologi Global Positioning System (GPS) dan juga biometrik yang dapat memverifikasi kehadiran karyawan pada suatu tempat maka foto wajah akan dapat dicocokkan dengan data karyawan yang tersimpan di sistem, serta juga posisi pengguna aplikasi akan memberikan informasi mengenai keberadaannya secara real time saat itu juga yang dapat terlacak oleh GPS.
Dengan sistem absensi online tersebut maka karyawan atau siapa pun tidak mungkin bisa melakukan manipulasi ataupun mengubah data absensi, karena data digital tersebut telah dienkripsi dan juga tersimpan aman pada server penyedia aplikasi.

Memudahkan Analisa Data Kehadiran Karyawan
Aplikasi absensi android secara online tersebut akan memberikan informasi mengenai kehadiran karyawan secara real time. Sambil meeting di kantor atau mengerjakan pekerjaan lain sudah bisa mengetahui secara langsung pada saat itu juga data mengenai karyawan yang tidak masuk pada hari itu. Bahkan juga saat sedang berada di luar kantor, di luar kota sekalipun akan tetap bisa untuk memantau data mengenai siapa saja dan juga tentang berapa orang yang hari itu datang terlambat, dan lain sebagainya.
Dengan sistem kehadiran online tersebut maka tidak perlu harus membuat rekap absensi periodik pada saat membutuhkan data kehadiran karyawan. Informasinya juga sudah real time jadi sangat berguna jika akan menganalisis data absensi untuk pengambilan keputusan penting dengan cepat dan segera.

Sudah Terintegrasi Dengan Sistem Penggajian secara Online
Salah satu keunggulan lain lagi dari sistem absensi android online ini adalah karena juga sudah terintegrasi dan dapat menghitung gaji karyawan dengan secara otomatis juga, dan bahkan secara real time pula, perlu diketahui bahwa sistem penggajian itu memang erat kaitannya dengan sistem absensi karyawan. Terkait dengan pengupahan saat karyawan melakukan lembur juga sudah dapat dihitung pula pengupahannya. Lalu slip gaji juga bisa dikirim secara online dengan praktis dan cepat kepada masing-masing karyawan. Kecanggihan teknologi membuat jaman paperless.

Praktis dan Memudahkan bagi Karyawan
Bagi karyawan sistem absensi android online ini juga sangat praktis dan memudahkan. Melalui aplikasi android ini juga karyawan dapat mengajukan ijin cuti dan yang lainnya, dengan secara praktis dan mudah.

Kekurangan Sistem Absensi Online
Jika dibandingkan dengan sistem absensi sebelumnya yang menggunakan kertas dan mesin absensi ceklok yang rawan manipulasi karena karyawan dapat menitipkan absensinya dan berbagai cara kecurangan lainnya, sehingga data absensi bisa dikatakan jauh dari akurasi data, maka sistem absensi android secara online jelas memiliki banyak kelebihan, bahkan jika dibandingkan dengan mesin absensi digital yang canggih serta mahal biayanya sekalipun, seperti mesin absensi yang menggunakan magnetic card atau mesin-mesin absen biometric yang dapat berupa mesin absensi fingerprint matic ataupun mesin absen pendeteksi wajah, mesin absen tersebut sudah dapat kita temui di kebanyakan kantor. Cara kerja mesin absen biometric itu sudah jauh lebih canggih jika dibandingkan dengan mesin absensi pendahulunya, seperti mesin absensi magnetic card yang meski tiap karyawan sudah diberi ID dan password masing-masing pada chip magnetic cardnya namun masih bisa tetap diakali dan dicurangi, dimanipulasi dengan mudah yakni dengan cara titip absensi dengan menitipkan id magnetic cardnya kepada karyawan lain. Adapun untuk akses masuk ke ruangannya sang karyawan bisa minta tolong untuk dibukakan pintu dari dalam ruangan oleh karyawan lain secara bergantian. Jika dengan menggunakan mesin absensi biometrik memang hal tersebut sulit dan tidak bisa dilakukan karena sistem absensi dilakukan dengan melihat atau mendeteksi karakteristik tertentu yang ada pada diri manusia tersebut, yakni seperti dengan membandingkan data sidik jari atau fingerprintnya ataupun dengan cara membandingkan mata atau wajah atau face dari tiap karyawan yang melakukan absen kemudian mengidentifikasikan karyawan saat proses pengabsenan tersebut sehingga akan sulit untuk dilakukan manipulasi, namun ada kelemahannya yang sangat besar dan mendasar, yakni pada faktor harga pengadaan mesinnya yang sangat mahal. Hal tersebut akan memerlukan biaya investasi yang sangat mahal sekali. Sedangkan kelemahan sistem absensi android online adalah hanya jika terjadi gangguan koneksi internet saja atau ketika smartphone karyawan rusak maka baru timbul kendala, namun dari segi biaya maka anggarannya akan jauh lebih murah. Adapun kekurangan itu juga bisa dengan mudah diatasi, yakni dengan untuk sementara melakukan absensi dengan secara manual, hingga kendala teratasi.

Salah Satu Penyedia Jasa Aplikasi Absensi dan Penggajian secara Online Berbasis Android
Kantorkita.co.id merupakan solusi absensi karyawan secara realtime dengan fitur manajemen perizinan dan slip gaji berbasis aplikasi android nomor 1 di Indonesia. Dilengkapi dashboard website untuk memantau kapan saja dan dimana saja.
Absen mudah dengan aplikasi mobile dan dikombinasi dengan teknologi GPS (Global Positioning System).

Harga Sistem Absensi dan Penggajian Online
Tanpa minimum jumlah user karyawan dan dengan biaya yang terjangkau yakni hanya 7.500 Rupiah per user per bulan untuk semua fitur aplikasi Kantor Kita. Harga tersebut cukup murah dan terjangkau karena produk lain ada yang mematok pada harga di kisaran lima belas ribu Rupiah per user karyawan dengan menetapkan syarat jumlah minimal user antara enam hingga sepuluh user karyawan. Produk absensi dari Kantorkita tidak menetapkan persyaratan jumlah user karyawan minimal dan juga terdapat program gratis uji coba pemakaian selama 30 hari, tanpa biaya atau tak berbayar.

Disamping itu, aplikasi Kantor Kita juga dilengkapi dengan berbagai fitur yang sangat membantu perusahaan dalam pengelolaan terutama dibidang administrasi dan kepegawaian. Fitur yang dimaksud antara lain pengajuan cuti, payroll online, pencatat perjalanan dinas yang dilengkapi fitur keuangan reimbursement dan perhitungan waktu lembur. Aplikasi Kantor Kita ini memfasilitasi transparasi di persahaan yang berguna baik bagi pihak personalia perusahaan ataupun karyawan sebagai user. Baca : Tips Memudahkan Pekerjaan Dengan Software Canggih Dan Murah untuk penjelasan lebih lengkap.

Kontak
Anda bisa menghubungi Kantor Kita di jalan Pamularsih No 152 B, Sleman, Yogyakarta
atau via telepon +62 8129329999 dan email [email protected]
guna mendaftar maupun untuk mendapatkan penjelasan dan informasi lebih lanjut.
Demikianlah pembahasan kita kali ini mengenai absensi online.

Tips Memudahkan Pekerjaan Dengan Software Canggih Dan Murah

Tips Memudahkan Pekerjaan Dengan Software Canggih Dan Murah – Banyak kemudahan yang ditawarkan hanya dengan satu jari, dalam genggaman anda. Anda dengan mudah mengoperasikan management absensi, pembagian shift karyawan. Hal ini dengan mudah dikelola dan dengan baik terintegrasi. Perhitungan payroll pegawai dapat dengan mudah pula terhitung karena data absen karyawan yang terkirim dengan secara otomatis. Bahkan pola pembagian shift yang terkadang merepotkan dikarenakan jumlah karyawan yang banyak serta shift yang multi waktu, namun akan dengan mudah dapat diatur sesuai peraturan yang berlaku di perusahaan.
Sebagai karyawan anda akan sangat mudah melakukan absensi android. Semua itu terhubung secara otomatis ke bagian personalia. Yang akan terakumulasi secara otomatis pula. Bahkan tiada lembur yang terlewatkan dan tiada lagi repot mengisi blanko izin atau cuti. Karena semua sudah tersistem dan terhubung langsung. Baca : Absensi Online
Beberapa kemudahan yang akan anda peroleh dengan software absensi ini. Yang membuat anda baik sebagai karyawan yang menangani absensi maupun karyawan biasa :

Memudahkan dalam absen
Absen begitu mudah dengan aplikasi mobile. Hal ini dapat terjadi karena perangkat yang dihubungkan dengan teknologi GPS atau Global Positioning System. Absensi adalah hal penting karena sumber daya manusia dimulai dengan kedisiplinan yang menjadi aset penting bagi perusahaan. Namun disatu sisi management perusahaan terkadang tidaklah mudah dilakukan. Tak jarang seorang admin Human Resource bahkan manager Human resource sekalipun disibukkan dengan menghabiskan banyak waktu dalam menangani administrasi personalia karyawannya.padahal hal seperti ini begitu mudah dengan aplikasi absensi ini.
Namun hal fatal akan terjadi jika kesalahan dalam menghitung absensi karyawan terjadi, diantaranya adalah :

  • Perlakuan yang berbeda terhadap karyawan
  • Menurunnya kredibilitas perusahaan
  • Hitung Payroll karyawan
  • Mengirim slip gaji karyawan
  • Catatan riwayat akan slip gaji
  • Keamanan akun yang terjamin

Perlakuan yang berbeda terhadap karyawan
Saat HR membuat kesalahan dalam menghitung absensi, maka kompensasi yang akan diterima karyawan tersebut juga akan berpengaruh. Jika ada karyawan yang sudah memenuhi jatah lembur nya secara maksimal, namun karena salah hitung, maka terkesan HR membeda-bedakan dalam memperlakukan seorang karyawan.

Menurunnya kredibilitas perusahaan
Saat perusahaan memiliki cabang hingga 5 atau lebih. Maka perusahaan harus menganggarkan dana yang besar untuk membeli mesin fingerprint sejumlah cabang perusahaan. Sebagian perusahaan malah akan memberlakukan absen manual. Hal ini membuka peluang jika ada karyawan yang menyepelekan pekerjaan akan tidak terlihat. Namun bagi yang bertanggung jawab dalam pekerjaannya justru akan mendapat apresiasi dari perusahaan tidak sesuai dengan kinerja yang sudah dia lakukan.

Penghitungan lembur yang proporsional
Dengan aplikasi absensi ini, maka prestasi kerja karyawan dengan sangat mudah terdeteksi. Perusahaan dapat menghitung dengan tepat siapa saja karyawan yang sudah mencapai batas maksimal lembur ataupun yang belum memenuhi target dalam pekerjaannya. Sebagian perusahaan bahkan mengadakan pemilihan karyawan, kepala bidang maupun manager cabang atau pusat yang terbaik setiap bulannya. Yang diumumkan di web intern perusahaan.
Hal ini sangat berpengaruh dalam memotivasi karyawan. Serta karyawan yang bersangkutan juga akan merasa dihargai. Dengan sistem seperti ini maka setiap karyawan akan berpacu dalam meningkatkan sumber daya mereka. Terlebih award yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan terbaik adalah award yang menggiurkan. Baik bonus uang ataupun trip wisata.
Pencatatan perjalanan dinas
Sistem ini mencatat perjalanan dinas dengan akurat. Juga mencatat kunjungan client atau kunjungan hal karyawan terhadap suatu prospek. Hal ini sangatlah penting dalam mengukur keberhasilan perusahaan serta dalam pencapaian target perusahaan. Perusahaan sendiri akan dengan mudah mendata client yang belum maksimal dikunjungi yang berimbas pada evaluasi prestasi perusahaan yang biasanya dilakukan secara berkala.
Permohonan cuti karyawan
Sebagai karyawan terkadang anda ragu dalam mengambil cuti. Atau bahkan anda lupa sisa berapa hari lagi cuti tahunan anda. Cuti adalah layaknya charge bagi segala rutinitas anda yang setiap hari dijalani. Kepenatan yang sudah sangat menjemukan. Hal ini pasti akan berdampak pada kinerja dan semangat anda.
Bagi perusahaan pun hal ini akan menguntungkan, jika mendapatkan karyawan yang fresh dan semangat tinggi. Untuk itulah perusahaan senantiasa memberikan cuti tahunan kepada seluruh karyawan sesuai peraturan yang berlaku menurut Undang-undang. Aplikasi ini memungkinkan pencatatan cuti akan dilakukan dengan sangat mudah bagi HR.
Lain halnya bagi karyawan yang tidak mengambil masa cutinya, atau resign sebelum sempat menghabiskan masa cutinya, maka peraturan yang berlaku adalah cuti tersebut dapat diuangkan. Dalam hal ini tentu saja memerlukan perhitungan yang tepat.
Dalam prakteknya menghitung sisa cuti yang ingin diuangkan adalah jumlah total hari kerja cuti yang menjadi hak seorang karyawan, yang masih tersisa, sampai dengan tanggal efektif pengunduran diri karyawan tersebut yang dikali dengan gaji bulanannya. Namun akan sangat mudah dilakukan seorang HR dengan aplikasi absensi ini.
Record pengajuan ijin yang terdata baik
Monitoring produktivitas karyawan, akan ijin yang dilakukan akan dapat di record dengan baik. Aplikasi yang terhubung ke web dan cloud, karyawan tak perlu lagi mengisi form ijin secara manual. Tapi cukup duduk di meja kerja dengan membuka aplikasi, lalu mengisi form secara online. Bagian HRD ataupun bos anda akan mendapatkan notifikasi via email. Mereka akan langsung dapat memprosesnya. Dan anda akan langsung mendapat jawaban dari HRD maupun bos anda apakah permohonan anda tersebut disetujui atau tidak.
Dengan aplikasi yang berbasis cloud, maka aplikasi tersebut dikelola dari sebuah web server. Yang dapat digunakan tentunya dengan menggunakan browser. Dalam hal ini tentunya pengguna terhindar dari membeli aplikasi yang tidak murah harganya. Yang terpenting aplikasi yang ditawarkan juga memiliki berbagai keamanan terutama perlindungan dari serangan cyber yang sangat merugikan pengguna aplikasi tersebut.
Slip gaji secara online
Aplikasi slip gaji ini memudahkan dalam memberikan slip gaji online secara elektronik bagi karyawan setiap bulannya. Terkadang karyawan membutuhkan slip gaji dalam pengajuan kredit atau proses administrasi lainnya. Karyawan tidak perlu mengajukan permohonan slip gaji yang hanya akan menyita waktu HRD dalam memprosesnya. Namun karyawan tersebut hanya perlu membuka aplikasi serta mengisi dengan nama dan nomor identitas pegawai saja, lalu dapat mencetaknya. Hal ini tentu akan sangat akurat dengan komponen gaji yang berlaku di perusahaan tersebut.

Kemudahan dalam pemberian bukti gaji

Beberapa hal yang dapat anda peroleh dengan aplikasi slip gaji online diantaranya :


Perhitungan gaji yang lebih transparan

Hitung Payroll karyawan
Penghitungan Payroll otomatis hingga pajak maupun BPJS seorang karyawan dari setiap bulannya.yang tentunya dilengkapi dengan integrasi payroll tersebut dengan komponen gaji karyawan yang bersangkutan.

Mengirim slip gaji karyawan
Setelah Payroll dihitung, maka anda dapat langsung mengirim slip gaji anda. Tentunya aplikasi ini sangat bersifat opsional yang tentunya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Catatan riwayat akan slip gaji
Setiap bulannya riwayat slip gaji karyawan akan tersimpan dengan baik. Hal ini menguntungkan karyawan karena dapat melihat slip gajinya melalui akun dan aplikasi mobile.

Keamanan akun yang terjamin
Hanya seorang admin dari HRD yang memiliki akses untuk melihat slip gaji seorang karyawan. Sementara setiap karyawan memiliki akun password nya sendiri.

Slip gaji adalah sesuatu hal yang menghabiskan tenaga dan hal lainnya dari perusahaan. Slip gaji juga perlu untuk dicetak agar segala rincian tertera di dalamnya. Namun ada beberapa keuntungan dengan adanya aplikasi slip gaji online ini. Hal ini bukan hanya menguntungkan anda sebagai karyawan namun juga perusahaan itu sendiri, diantaranya adalah

Menghemat penggunaan kertas
Tak ada salahnya sebagai karyawan yang meski tidak bersentuhan langsung dengan kelestarian lingkungan hidup, anda juga memperhitungkan kertas yang dihabiskan dalam mencetak slip gaji. Jika dapat menghemat penggunaan kertas dari berbagai bagian di perusahaan, maka secara tidak langsung sudah ikut menjaga kelestarian lingkungan. Produksi kertas juga berimbas pada kestabilan hutan kayu kita.
Di sisi lain, terkadang karyawan tidak perlu mencetak slip gaji mereka, namun hanya nominalnya saja. Potongan, bonus, pajak dan lainnya. Pada masa sekarang, slip gaji identik dengan kertas yang berisi segala perincian gaji. Sudah saatnya hal ini dihilangkan dengan sesuatu yang lebih sederhana yaitu slip gaji online.

Kemudahan akses slip gaji dan real-time notifikasi saat terdapat slip gaji baru terkirim.

Mudah untuk diakses dimanapun
Sesuai dengan namanya yaitu slip gaji online, maka anda dengan mudah dapat mengaksesnya di manapun. Anda hanya perlu membuat akun perusahaan dan akun untuk anda sebagai karyawan. Bagi karyawan HRD, hanya dengan mobile anda dapat memantau dan mengelola gaji karyawan.
Bagi karyawan, hal seperti ini sesuai dengan keterbukaan informasi saat ini. Jika ada hal yang kurang berkenan dengan rincian slip gaji, maka akan langsung dapat diproses kepada yang berwenang.

Mudah dikirim dalam waktu singkat
Bukan hanya perusahaan dan karyawan saja yang dapat mengakses slip gaji online, namun slip gaji online ini dapat dikirim kepada pihak yang membutuhkan. Dan dalam waktu singkat, perincian gaji serta potongan-potongan gaji karyawan dapat langsung dikirim dan tersimpan dalam akun email pribadi karyawan tersebut. Karyawan Pun dapat secara langsung mengunduhnya. Hal semacam ini tentu saja sangat meringankan kinerja dari bagian personalia.

Back up akan data menjadi sangat mudah dan cepat
Segala data perihal slip gaji anda, akan tersimpan meski anda kehilangan telepon seluler anda namun anda masih bisa membuka akun anda dari perangkat lainnya dengan ketersediaan jaringan internet. Ini terjadi karena seluruh data tersimpan dengan baik dalam database yang akan selalu di back up oleh pengelola aplikasi tersebut.

Kerahasiaan tergaja

Privasi serta keamanan data anda akan terjamin
Informasi dan data yang di input dalam slip gaji online adalah data yang bersifat pribadi dan rahasia. Yang dapat dipertanggungjawabkan akan keabsahannya. Maka pihak perusahaan harus mampu memastikan bahwa data karyawan tersebut benar-benar data yang valid, dan bukan data yang fiktif.
Upaya yang dapat dilihat dalam hal menjaga keamanan tersebut adalah pada penggunaan password dan kata sandi yang akan digunakan dalam mengakses akun tersebut.

Kebijakan perusahaan dalam menerapkan aplikasi kepegawaian online adalah salah satu upaya penting dalam mengikuti perkembangan zaman. Banyak hal yang dapat diupayakan dalam rangka memudahkan pekerjaan bagian personalia. Hal ini juga membuat karyawan dapat melakukan banyak hal yang berhubungan dengan personalia dengan hanya membuka akun mereka tanpa proses panjang serta dalam waktu yang sangat cepat.
Baca : Absensi Online untuk lebih jelas mengenai aplikasi kepegawaian online Kantor Kita. Semoga beberapa paparan diatas dapat menjadi pertimbangan anda dalam mempermudah kegiatan personalia perusahaan anda.